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Cooperativa JEP

Este documento está destinado a definir los elementos que conforman la entidad Cooperativa JEP: su proceso de configuración y el método de presentación del archivo destinado al procesamiento de pagos de los clientes.
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.¡Importante!

Requisitos para la generación del archivo para Cooperativa JEP:

  • El cliente debe tener deuda emitida.
  • El cliente debe tener correctamente cargado el código de pago electrónico correspondiente a Cooperativa JEP en el campo «Códigos de pago electrónico» del formulario de alta del cliente.
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    Si aún no lo hiciste, dentro de este tab (Pago electrónico), tendrás que crear un nuevo elemento (+),  y seleccionar «Cooperativa JEP» como medio de pago para completar los campos correspondientes a la creación del pago electrónico.
    Estos son: 1. Medio de Pago (Selecciona Cooperativa JEP) / 2. Código (Asignado por Cooperativa JEP) / 3. Tipo (Aquí podrás añadir alguna referencia para distinguir al medio de pago) / 4. Nombre (Nombre de quien ejecute los pagos) /  5. Fecha (Por defecto se autocompletará con el día de la fecha) / 6. Número de documento (Número de documento de quien ejecute los pagos):

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Para más información sobre pagos electrónicos dirígete a Clientes> Crear cliente> inciso «x».


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Como punto inicial es inminente informar que ISPCube es un sistema multi empresa, es decir, dentro del sistema podrás configurar más de una empresa. Esa condición tiene directa relación con la configuración de los medios de pago automáticos, ya que en esta nueva versión del sistema será factible configurar un medio de pago automático por cada una de las empresas.

Por ejemplo: Una empresa de internet (ISP) posee dos empresas configuradas dentro de ISPCube, al momento de proceder sobre la configuración de la entidad Cooperativa JEP, el sistema mostrará dos ‘tabs’ COOPERATIVA JEP 1 y COOPERATIVA JEP 2. En cada uno de esos ‘tabs’ tendrás a disposición el formulario de configuración de la entidad bancaria.

Lo primero que debemos hacer es proceder a la configuración del medio de recaudo. Para ello lo que se debe hacer es ingresar a Pagos | Configuración (menú ubicado sobre el margen izquierdo de la pantalla) y buscar la entidad bancaria Cooperativa JEP. Una vez localizada deberás hacer clic sobre el ícono lápiz para acceder al formulario de configuración del medio de pago a configurar, tal como lo podrás visualizar en la siguiente imagen:

Nota: Esta imagen se relaciona a un escenario en el que existen configuradas dos empresas dentro de ISPCube, por ello se visualiza COOPERATIVA JEP 1 y COOPERATIVA JEP 2. 

1) COOPERATIVA JEP 1. Tab disponible para proceder a configurar la entidad Cooperativa JEP. Dentro de este tab se encontrará el formulario de configuración.
2) COOPERATIVA JEP 2. Tab disponible para proceder a configurar la entidad Cooperativa JEP 2. Dentro de este tab se encontrará el formulario de configuración. Es importante destacar que en caso de que dispongas de dos empresas, no es obligatoria la configuración de dos cuentas bancarias, es decir, podrás hacer o no uso de esta utilidad.

En caso de tener 3, 4 o 5 empresas configuradas en ISPCube, observarás la existencia de 3, 4 o 5 tabs relacionados a COOPERATIVA JEP, según corresponda.

3) Comisión. Es la comisión que se ha pactado con la entidad por la prestación del servicio. Es de suma importancia este valor si luego queremos ver reflejado en el tablero de finanzas la comisión recaudada por la entidad. A medida que la entidad nos va informando los recaudos y se van registrando en ISPCube, el software nos realizará el cálculo de la comisión que deberíamos abonarle. (Este campo es de carácter opcional).
4) Medio de pago. Medio de pago que se enviará a la hora de la facturación.
5) Incluir cliente sin conversión automática. Este elemento te permitirá incluir clientes que tengan el switch de «Convertir pago a factura automáticamente» desactivado. Para más información dirígete a Clientes>Crear Clientes punto H.
6) Generar a todos los clientes. Creará un código de Cooperativa JEP independientemente de la entidad asignada al cliente puntual. Por defecto el sistema no tiene configurado generar el código de Cooperativa JEP a todos los clientes.
7) Empresa/s asociadas. Este elemento nos permitirá definir a que empresa deberemos de asociar la cuenta de Cooperativa JEP a configurar.
8) Alias. En este campo se puede definir un alias para la cuenta de Cooperativa JEP a configurar.
9) Configurar. Mediante este botón guardaremos los parámetros configurados.
10) Activar Cooperativa JEP 1. Para que una entidad / pasarela de pagos se encuentre utilizable, es necesario no solamente configurar la entidad, sino que también será importante activar la misma. Si no se realiza esta acción, la entidad se encontrará configurada pero sin posibilidad de ser utilizada.
Lo mismo sucede si queremos inhabilitar momentáneamente una entidad que se encuentra en uso. Al deshabilitar la entidad, la misma quedará como un medio de pago configurado pero inhabilitado para su correspondiente utilización.

Una vez realizada la configuración del medio de recaudo Cooperativa JEP, dispondrás de la entidad creada en el sector lateral izquierdo de la pantalla, dentro del menú PAGOS | COOPERATIVA JEP. Desde allí podrás presentar a Cooperativa JEP el listado de clientes y sus respectivas deudas:

A lo largo de las siguientes líneas, se procederá a definir el proceso de forma detallada:

  1. Generar
  2. Vista Previa
  3. Cargar Recaudo
  4. Historial archivos
  5. Panel lateral
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1. Generar

Este apartado nos permitirá generar el archivo txt destinado a subir en la plataforma de Cooperativa JEP para proceder con el correspondiente recaudo de las deudas de los clientes. El sistema te permitirá generar una previsualización de los datos a enviar:

  • a. Medio de pago. Este desplegable nos permitirá seleccionar cual entidad de las que tengamos configuradas (Cooperativa JEP 1, Cooperativa JEP 2, Cooperativa JEP 3, Cooperativa JEP 4, Cooperativa JEP 5) es sobre la que estamos operando.
  • b. Concepto. Detalle que le figurará al cliente al momento de abonar.
  • c. Período a recaudar. En este campo se deberá definir el mes de las deudas que deseamos presentar a Cooperativa JEP.
  • d. Año. En este campo se deberá definir el año de las deudas que deseamos presentar a Cooperativa JEP.
  • e. Facturas. Podremos seleccionar entre manuales, mensuales (es decir masivas) o ambas.
  • f. Generar vista previa. Una vez configurados todos los campos anteriormente detallados, estarás en condiciones de generar la vista previa de los elementos a enviar.


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2. Vista previa

Luego de completar cada uno de los campos relacionados al tab Generar (inciso 1 de este apartado), al presionar sobre el botón «Generar vista previa» del formulario existente en la solapa anteriormente mencionada, podrás previsualizar los elementos a enviar:

  • a. Generar archivo para todos. Esta utilidad realizará la generación de un archivo con la totalidad de registros existentes.
  • b. Generar archivo para la selección. Mediante el check de selección podrá seleccionar la cantidad de registros que considere y luego generar el archivo.
    Una vez generado el archivo, luego de apretar este botón o el del inciso anterior encontrarás un cartel como el siguiente:
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  • c. Eliminar. Al seleccionar los registros y luego proceder a presionar sobre este elemento, el sistema procederá con la eliminación de dicho registro de la base de datos. Es importante recalcar que este proceso es considerado como crítico, puesto que la información que elimine de base de datos no podrá ser recuperada.
  • d. Filtrar. En el caso que necesites realizar un filtrado de tu listado, deberás hacerlo mediante esta herramienta:
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  • e. Buscar. Herramienta destinada a realizar la búsqueda libre de datos. Este elemento buscará en base de datos información relacionada al dato ingresado en el input.


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3. Cargar recaudo

En este tab podrás subir a ISPCube el archivo de recaudos proporcionado por Cooperativa JEP.


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¡Importante!

Es necesario remarcar que, en esta instancia del proceso, a la hora de cargar el archivo de recaudo proporcionado por Cooperativa JEP, el sistema interpretará archivos que tengan el siguiente formato .xls:


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Una vez aclarado este punto proseguiremos a cargar nuestro archivo de recaudo:

  • a. Cargar archivo. Botón que permitirá cargar el archivo de recaudo:
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Una vez subido el archivo emitido por la entidad bancaria, el sistema nos mostrará un resumen de la operación realizada, tal como lo podrás observar en la imagen que se define a continuación:

Los recaudos exitosos quedarán registrados en el listado de Caja (Finanzas>Caja) y los pagos sin asociar podrán ser gestionados desde Pagos>Pagos sin asociar.

  • b. Buscar: Este input, nos permitirá realizar una búsqueda libre de un dato relacionado a la palabra ingresada en dicho campo de texto.


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4. Historial de presentación

El sistema nos dejará un registro de cada una de las presentaciones realizadas con sus datos esenciales:

Dentro del apartado ‘historial presentaciones’, nos encontraremos con los siguientes dos elementos:

  • a. Presentación: En este dropdown se encontrarán las presentaciones realizadas. Una vez que realices la selección podrás visualizar todos los elementos relacionados a esa presentación puntual:
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  • b. Ícono disquete: Este elemento se encuentra destinado a resguardar la información visualizada en pantalla, en formato PDF o XLS, según el operador del sistema lo determine.
  • c. Buscar: Este elemento nos permitirá realizar una búsqueda libre de un determinado dato. 


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5. Panel lateral

Sobre esta columna veremos un resumen de la configuración de Cooperativa JEP:

  • a. Botón desplegable. Al seleccionar Cooperativa JEP 1, podrás visualizar los parámetros configurados en la carga de esta entidad, como ser comisión, código, lote, etc.
  • b. Editar configuración. Al clickear sobre este elemento, se accederá a la configuración general de la entidad bancaria.

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