Módulo Ventas
ISPCube es un sistema fuertemente arraigado a las utilidades necesarias para los procesos de ventas de productos y servicios que ofrecen los ISP. Su completa herramienta de facturación, hace de este sistema, un potente recurso para la gestión integral de las facturas.
Somos conscientes que este módulo es esencial para el trabajo diario de un ISP, por ello detallaremos de forma minuciosa cada uno de los elementos y funciones que lo conforman.
Si se dirige a la ruta Ventas > Mis facturas, accederá a un listado en el cual se encontrarán todas las facturas generadas. En caso de que ingrese al mismo por primera vez, observará que dicho módulo carecerá de datos, debido a que nunca se procedió a emitir factura alguna.
En la imagen dispuesta a continuación, accederá a un detalle de las herramientas que componen el apartado ‘Mis facturas’.
- Crear factura
- Enviar
- Imprimir
- Exportar
- Eliminar
- Anular factura/s
- Pendiente autorizar
- Filtro
- Buscar
- Check de selección
- Expandir
- Ver factura
- Interna cliente
- Columnas visibles
- Acceso rápido
- Registros listado
- Paginación listado
1. Crear factura
Esta herramienta, en líneas generales, permitirá proceder a generar una nueva factura (de forma manual) para un cliente determinado.
Para más información y detalles del uso de esta herramienta ver el segundo tab dentro de esta guía llamado «Crear factura».
2. Enviar
El envío de mails permite enviar facturas o comprobantes a los clientes. Como podremos observar en la siguiente imagen, al hacer clic sobre esta herramienta, tendrá acceso a las siguientes dos opciones.
- a. Enviar selección. Este método de envío implica la selección de cada uno de los comprobantes / facturas, mediante el check de selección de registros, que se desean enviar.
El procedimiento es sencillo, inicialmente se deberán de seleccionar los registros, luego se deberá de presionar sobre ‘enviar selección’ e ISPCube procederá a efectivizar el envío de las mismas mediante correo electrónico. - b. Enviar lote. Permite realizar el envío de comprobantes vía mail según la numeración del mismo. Es decir se puede enviar por mail un rango de facturas creadas.
Por ejemplo: Si se desea enviar un lote de ‘FA’, desde la 1 a la 100; mediante esta función será posible el envío de facturas a sus clientes.
Al presionar esta opción se abrirá el siguiente modal:
- b1. Tipo de comprobante. Este campo permite definir el tipo de comprobante que se anhela enviar en lotes, debemos aclarar que cuando hablamos de comprobante, hacemos referencia a facturas, notas de crédito o débito según corresponda.
- b2. Punto de venta. Número del punto de venta de la empresa con la cual nos encontramos trabajando. Recordemos que ISPCube es un sistema multiempresa, lo cual hace que en caso de poseer más de una empresa, usted dispondrá de más de un punto de venta.
- b3. Desde factura número. Número inicial que define el rango de facturas a enviar. Este valor inicial debe ser inferior al del campo ‘Hasta factura número’, ya que es el valor inicial del rango de facturas a imprimir.
- b4. Hasta factura número. Número final que define el rango de facturas a enviar. Este valor deberá ser mayor o igual al campo ‘desde factura número’.
Botones cancelar y enviar. El botón «cancelar» otorga la posibilidad de abortar la operación sin realizar cambio alguno, mientras que «enviar», ejecutará el envío de los correos.
3. Imprimir
- a. Imprimir selección. Con esta herramienta tendremos la posibilidad de imprimir facturas y/o notas, seleccionados mediante el check destinado a tal fin.
- b. Imprimir lote. Nos brinda la opción de imprimir un lote de facturas y/o notas determinado.
- b1. Tipo de comprobante.Aquí será posible definir qué tipo de comprobante se procederá a imprimir.
- b2. Punto de venta. Número del punto de venta de la empresa con la cual nos encontramos trabajando. Recordemos que ISPCube es un sistema multiempresa, lo cual hace que en caso de poseer más de una empresa, usted dispondrá de más de un punto de venta.
- b3. Desde factura número. Número inicial de la factura que define el lote a imprimir. Este valor inicial debe ser inferior al del campo ‘Hasta factura número’, ya que es el valor inicial del rango de facturas a imprimir.
- b4. Hasta factura número. Es el segundo factor que definirá el rango de facturas a imprimir. Este valor deberá ser mayor o igual al campo ‘desde factura número’.
Botones cancelar e imprimir. El botón «cancelar» otorga la posibilidad de abortar la operación sin realizar cambio alguno, mientras que «imprimir», enviará a la impresora el lote completo de facturas, definido mediante la anterior herramienta.
4. Exportar
ISPCube, permite exportar información en dos formatos: *.xls y *.pdf. Por ello, es importante explicar el funcionamiento de la herramienta que hace posible que se pueda ejecutar dicha acción.
- a. Exportar en formato Excel. Existen tres modos de exportar información:
c) Todo: Exporta en un archivo en formato Excel (xls) toda la información de los clientes, con cada uno de los campos del mismo.
d) Selección: Permite personalizar los registros que se exportaran a un archivo de Excel mediante el check de selección.
e) Filtrado: Exporta los datos completos del cliente que estén relacionados al filtro aplicado sobre los mismos. - b. Exportar en formato PDF: Creará un archivo en formato PDF con los datos de los clientes guardados en base de datos.
En este tipo de exportación, también se pueden usar los tres criterios anteriormente definidos (todo, selección, filtrado).
5. Eliminar
Permite realizar la eliminación de uno o varios registros de la base de datos. Para ello es necesario seleccionar los mismos y luego presionar el botón eliminar.
Este proceso es sumamente delicado, puesto que una vez eliminada una factura, no será posible recuperarla.
Es importante aclarar que las únicas facturas que el sistema nos permitirá eliminar, serán aquellas que no estén presentadas sobre el organismo de impuestos internos del país de origen al cual se presenten las mismas, es decir, solo se pueden eliminar las facturas de tipo ‘FX’.
6. Anular factura/s
Las facturas que pueden ser anuladas, son todas aquellas que tributen sobre el organismo de impuestos internos del país en el cual opera el ISP.
Es de suma importancia recalcar que al momento de anular una factura, el sistema automáticamente emitirá una nota de crédito el cual balanceará los saldos del cliente.
7. Pendiente autorizar
En caso de ser necesario, se puede configurar la autorización sobre la emisión de facturas. Es decir, si un operador crea una o varias facturas a los clientes del ISP, se puede indicar al sistema que dicha facturación no se emita hasta que no se proceda con la correspondiente autorización de la acción.
8. Filtro
Esta herramienta nos permite realizar un filtrado de los registros visibles en el listado, combinando y aplicando las distintas variables disponibles.
- a. Mis filtros. En el caso que haya configurado y guardado parámetros de filtrados, los mismos figurarán en este desplegable, pudiendo generar filtrados rápidos. (En el inciso M se detalla como guardar filtros)
Eliminar de mis filtros: Permite eliminar de forma definitiva, el filtro seleccionado del listado de tus filtros guardados. - b. Fecha. Traerá a toda factura / nota creada según lo que definimos en el rango de fechas ingresada sobre el sistema.
- c. Tipo de factura. Este campo del filtro, nos mostrará las facturas / notas ya creadas según su tipo. Por ejemplo, mediante esta herramienta, es factible obtener las facturas ‘FA, FB, FX, CA, CB, etc.’
- d. Tal. Nos muestra los datos relacionados al punto de venta de la empresa seleccionada, mediante el talonario que utiliza la misma.
- e. Nombre. Permite filtrar por nombre de cliente.
- f. Primer vencimiento. Muestra las facturas con la fecha de primer vencimiento definida por el cliente dentro del rango ingresado mediante este input.
- g. Ciudad. Permite traer las facturas / notas de los clientes, según la ciudad de procedencia de los mismos.
- h. Medio de pago. Permite filtrar múltiples medios de pago.
- i. Factura anulada. (si/no). Esta herramienta es útil para obtener facturas anuladas. Mediante el selector correspondiente, es posible colocar el valor del campo en si o no según su criterio. Si no selecciona ningún valor, este campo no tendrá incidencia en el filtrado.
- j. Factura enviada. (si/no). El filtro tendrá en cuenta o no, según corresponda, a las facturas enviadas mediante correo electrónico.Si no selecciona ningún valor, este campo no tendrá incidencia en el filtrado.
- k. Facturación mensual. (si/no). El filtro tendrá en cuenta o no, según corresponda, a las facturas enviadas mediante correo electrónico. Si no selecciona ningún valor, este campo no tendrá incidencia en el filtrado.
- l. Cobrador. Brinda la oportunidad de mostrar las facturas / notas ya emitidas según el cobrador.
- m. Guardar selección en mis filtros. Al seleccionar este check, los datos elegidos para filtrar se guardarán y crearán un filtro personalizado que podrá reutilizar en futuras búsquedas (en el campo A). Al seleccionar esta opción se habilita un campo (línea azul) donde se debe indicar el nombre del filtro.
Recordamos que la herramienta filtro no exige usar cada uno de los elementos que componen la herramienta, sino que mediante combinaciones relacionadas a los criterios de búsqueda del ISP, se podrá elegir diversos elementos para obtener la información necesaria para su labor.
9. Buscar
Permite realizar la búsqueda de facturas dentro del listado. Podés escribir en este input y al presionar enter el motor de búsqueda traerá a pantalla los datos relacionados a dicha palabra.
10. Check de selección
Cuando el campo está pintado y con una tilde en su interior, indica que dicho elemento se encuentra seleccionado y podrá aplicar acciones sobre el mismo. Puede hacer selecciones simples o masivas, dependiendo de la acción a ejecutar.
Si selecciona el campo «check» superior (al lado de los títulos de columnas) se genera una selección masiva de todos los elementos del listado.
11. Expandir
Con este botón se puede visualizar información/columnas del listado, que no se muestran en pantalla por cuestiones de resolución.
Por ejemplo: Si tenemos visibles 10 columnas con información, y por cuestiones de resolución de pantalla se pueden ver solamente 6, al hacer clic en esta herramienta, tendrá disponible los 4 registros faltantes. Tenga en cuenta que si usted se encuentra visualizando la totalidad de las columnas, esta herramienta se encontrará oculta.
12. Ver factura
Este campo contendrá el número de la factura / nota emitida. Al clickear sobre dicho número, se accederá a la visualización de la misma.
13. Interna cliente
Al presionar sobre el cliente, se accederá al perfil/interna del mismo, el cual se encuentra cargado dentro del módulo clientes.
14. Columna visibles
Permite definir que datos se visualizarán sobre el listado de facturas emitidas.
- a. Cerrar. Cierra el desplegable con las opciones.
- b. Checkbox. Si el mismo tiene una tilde dentro, indica que se verá en el listado, si no desea visualizar dicha columna, tiene que hacer click y se saldrá la tilde dentro del box, indicando que no será visible.
15. Acceso rápido
Muestra un listado a modo de acceso rápido a ciertas acciones en la factura/nota específica:
- a. Cerrar. Cierra el desplegable con las opciones.
- b. Eliminar. Ejecuta la acción de eliminar la factura/nota.
16. Registros listado
Permite variar la cantidad de registros que se ven en pantalla.
17. Paginación listado
Permite pasar de página en el listado.
En esta instancia te vas a encontrar con un facturador manual, es decir que vas a poder crear una factura a un cliente específico y agregar a la misma los items que necesites.
A continuación detallaremos en profundidad esta herramienta y todas sus utilidades.
Datos cliente
- a. ID Cliente. Al presionar sobre este input se mostrará el siguiente modal, en el cual se mostrarán todos los clientes previamente cargados en el sistema, al seleccionar un cliente de dicho listado, se cargaran en pantalla varios datos ya definidos sobre el mismo, los cuales no podremos alterar en este apartado (nombre cliente, cuit/cuil/dni, dirección, código postal, ciudad y condición frente al IVA).
a1) Esta herramienta, permite realizar una búsqueda libre de datos, dentro del módulo en el cual nos encontramos trabajando (clientes).
a2) Casilla de selección mediante la cual accederemos a seleccionar a un cliente para luego proceder a realizarle una factura / nota.
Datos factura
- b. Tipo comprobante.Aquí podremos definir si el comprobante que se emitirá será de tipo presupuesto o factura. Recordar que por defecto el sistema nos traerá el valor determinado al momento de dar de alta al cliente en el sistema.
- c. Valor tipo de cambio. En caso que la moneda se encuentre definida como ‘peso’, este campo permanecerá sin posibilidad de ser usado (deshabilitado), caso contrario, en caso de definir la moneda como dólar, este campo ‘valor’ se encontrará destinado para definir la cotización del dólar (1 dólar = xxxx pesos. En este campo se deberá de definir el valor de un dólar, en pesos).
Ejemplo: Si la cotización de u$s 1 = $AR 110, en este campo, deberá de colocar el valor ‘110’.
- d. Fecha. Fecha de emisión de la factura. No necesariamente tiene que ser la fecha en que se realizará el envío, es decir, es posible facturar un día con otra fecha definida.
- e. 1er vencimiento. Fecha del primer vencimiento de la factura
- f. 2do vencimiento. Fecha del segundo vencimiento de la factura
- g. Descripción. Texto que describe la factura, por default viene con el texto de factura manual, pero el mismo es editable por si se desea cambiar o agregar información.
Cargar items factura
- h. Seleccionar items de mis listados. Este switch sirve para activar el uso/selección de items pertenecientes a tus configuraciones, los cuales pueden ser productos de tu inventario o planes. Si este switch no se activa, el campo «J» (código listado) quedará bloqueado y los restantes podrán ser completados de forma manual (descripción, cantidad, precio e impuesto). En caso de activar el switch se bloquearan estos campos y se desbloquará el de «‘Código listado» (ver punto j para comprender en profundidad su comportamiento)
- i. Código listado. Este campo se habilita al activar el switch del campo «I». Al clickear sobre la lupa se abrirá un modal donde podrás seleccionar items y agregarlos a tus factura, ver imagen a continuación:
i1) Tab planes, donde podrás ver el listado de tus planes y seleccionar uno o varios para agregar a tu factura.
i2) Tab productos, donde podrás ver el listado de tus productos y seleccionar uno o varios para agregar a tu factura.
i3) Campo para realizar una búsqueda rápida a través de un valor/palabra.
i4) Check de selección de items. La carga de diferentes productos/planes no puede realizarse de forma masiva, debes cargar uno por uno. - j. Descripción. En caso de seleccionar un item de tus listados, este campo se autocompletará con la información correspondiente al mismo. En el caso contrario, deberás completar a mano la descripción de tu item en factura.
- k. Cantidad. Cantidad del item a agregar.
- l. Precio. En caso de seleccionar un item de tus listados, este campo se autocompletará con la información correspondiente al mismo. En el caso contrario, deberás completar a mano el valor del item.
- m. Impuesto. En caso de seleccionar un item de tus listados, este campo se autocompletará con la información correspondiente al mismo. En el caso contrario, deberás seleccionar el impuesto del item a cargar.
- n. Agregar. Una vez completos todos los datos del item (descripción, cantidad, precio e impuesto), debes agregarlo a tu factura a través del uso del cta «agregar», una vez completado el proceso podrás cargar un nuevo item.
- o. Eliminar. Permite eliminar un item de tu factura, previamente debes seleccionar el mismo a través del check de selección.
- p. Total. Valor total a facturar
Una vez cargados todos los items a tu factura, podrás emitir la misma a través del botón «Emitir factura» o cancelar la misma a través del botón «Cerrar»
Tenés disponible una video guía de la herramienta en la pestaña «Video guía» de este módulo.
El facturador mensual, es la herramienta que nos va a permitir realizar de forma rápida y sencilla, la facturación mensual de todos los abonos de los clientes. Este proceso de facturación es semiautomático, ya que se realiza a través de la selección y configuración de algunos parámetros (que te mostraremos a continuación) y la ejecución a través de un botón.
Es necesario entender que este proceso cuanta con tres etapas:
1. Configuración del lote
2. Generar facturas
3. Facturación en curso
1. Configuración lote
En esta instancia tendrás que seleccionar los parámetros que configuren el lote de facturas, una vez completo este proceso podrás avanzar al paso dos, donde tendrás un resumen y un listado para corroborar los datos de las mismas, antes de emitirlas. Es decir que este primer paso no tiene impacto en la cuenta corriente de tus clientes.
A continuación te mostramos las posibilidades a la hora de configurar el lote.
Parámetros generales
Los campos pertenecientes a este columna son los indispensables para la realización de tus facturas, una vez completados podrás ejecutar la previsualización temporal de las mismas.
- a. Mes a facturar. Aquí deberá de definirse el periodo a facturar.
- b. Fecha. Este campo contendrá la fecha de emisión de la factura.
- c. Primer vencimiento. Aquí se define la fecha del primer vencimiento de la factura.
- d. Segundo vencimiento. En este campo se define la segunda fecha de vencimiento de la factura.
- e. Valor dolar. En este campo figurará el valor del dolar que tengas configurado en tu configuración general, el mismo podrá ser editado e impactará en tus facturas que tengan items configurados en dolar.
Parámetros avanzados
En caso de querer cobrar proporcionales, facturar a clientes bloqueados u exceptuar facturar nuevas altas, podrás realizar dichas configuraciones en las siguientes columnas.
- f. Parcial. (switch). Habilita o inhabilita la opción del cobro parcial del servicio. Si activa el switch, el software analizará la fecha de alta de la conexión del cliente y si esta coincide con el periodo a facturar se le va calcular un proporcional, tomando el valor del plan y los días de la fecha de alta. Este switch habilita los items g y h.
- g. Desde. Fecha inicial del periodo a considerar, para el cobro proporcional a nuestros clientes
- h. Hasta. Fecha final del periodo a considerar, para el cobro proporcional a nuestros clientes
- i. Facturar bloqueados. Por defecto el sistema no factura a los cliente bloqueados, para evitar gastos impositivos. Si se activa este switch, se incluirá a estos clientes a la facturación. Este switch habilita el item j.
- j. Condición. En este campo deberás elegir a que clientes bloqueados incluirás en tu facturación. Podés elegir incluir a todos u segmentar hasta un monto máximo de deuda, es decir que se le va a facturara a todos los clientes bloqueados cuya deuda sea menor al monto establecido (este monto se establece en el punto k).
- k. Hasta. Este campo se habilita si en el inciso j se seleccionó el valor «hasta deuda». Aquí debemos definir el monto máximo. Este monto define la deuda máxima que puede tener un cliente para que se lo contemple dentro de la regla de facturación a bloqueados.
- l. Primer mes por adelantado (switch). Activando esta opción, no se facturará a las nuevas altas incluidas en dicho periodo.
Ejemplo de uso: El cliente abona la instalación directamente al técnico. Como ya tiene cubierto el mes con ese pago, usa esta opción para exceptuar las nuevas altas y no facturar al cliente que ya abonó al momento de la instalación.
Este switch habilita los items m y n donde podrás configurar el rango de fechas para dicha excepción.
- m. Desde. Fecha inicial que determinará el rango de fechas para el cobro del primer mes por adelantado.
- n. Hasta. Fecha final que determinará el rango de fechas para el cobro del primer mes por adelantado.
A continuación dejamos un ejemplo de uso de estas herramientas avanzadas dentro del facturador:
Caso 1
Con Primer mes por adelantado, sin Parcial
Desde: 01/03/2022
Hasta: 31/03/2022
Alta Cliente: 17/03/2022
No le cobra Marzo, ni proporcional.
Caso 2
Con Primer mes por adelantado, con Parcial
Desde: 01/03/2021
Hasta: 31/03/2021
Alta Cliente: 17/03/2021
No le cobra Marzo, si proporcional 15 días.
Una vez finalizada tu configuración, deberás clickear el botón «previsualizar».
Debido a que el proceso de facturación mensual es un proceso complejo, en muchas ocasiones puede demorar varios minutos, dependiendo de los tipos de facturas que se generen. Como podemos observar, la siguiente imagen, mostrará una barra de progreso sobre la cual se ilustrará el avance de la tarea de facturación masiva temporal.
Una vez finalizada el sistema te llevará automáticamente al paso 2.
2. Generar facturas
Luego de establecer los parámetros del período en el primer paso, el sistema armará y mostrará en pantalla un paquete de facturas temporales. Esta etapa intermedia nos permitirá efectuar los controles necesarios sobre el lote de facturas temporal antes de ser generado permanentemente.
Importante: Si creemos que la liquidación que armamos tiene datos incorrectos o faltantes, podemos corregirlos y luego volver a emitirla, el sistema elimina el archivo anterior y deja la nueva liquidación en vista.
A continuación te mostramos como se visualiza el resumen en pantalla.
Tip: Podés descargar este resumen desde el botón que se encuentra debajo del título del modal.
Al cerrar la ventana con el resumen de facturas temporales podrás visualizar el listado con todas las facturas pendientes de generar.
Esta segunda etapa consiste en la generación de estas facturas temporales, dicha acción se ejecuta de manera manual a través de los botones para tal fin en la cabecera del listado.
Es importante comprender que una vez generadas las facturas, estas se guardan en el listado «Mis facturas» y las mismas ya tienen impacto en la cuenta corriente de los clientes y en caso de ser facturación electrónica, en el ente fiscal.
A continuación te detallaremos las herramientas disponibles en el listado y sus alcances, para que puedas emitir tus facturas.
- a. Previsualizar factura. Antes de generar las facturas, tendrás la opción de previsualizar las mismas a través del uso de esta herramienta, la cual nos va a traer en detalle lo que estamos por fracturarle a nuestro cliente.
Deberás seleccionar un registro del listado y hacer click en el botón «Previsualizar factura».
Una vez estés seguro que la información del listado es correcta, podés proceder a generar las facturas. Para esto tenés varias opciones. Ver puntos b,c y f.
- b. Facturar selección. Este botón nos va a permitir grabar la factura seleccionada mediante el check de selección (punto i), también se puede usar de forma masiva generando múltiples selecciones.
Todas las facturas ya grabadas, pasan a guardarse de manera permanente en el listado «Mis facturas», y se borrarán automáticamente de este listado. - c. Facturar visibles. Este botón nos va a grabar todas las facturas que vemos en pantalla, es decir que si aplicamos algún filtro previo, este va a estar condicionando el total de facturas a grabar.
- d. Eliminar. Si seleccionamos un registro relacionado a una factura, y luego presionamos sobre esta opción, el sistema procederá a eliminar la potencial factura de base de datos. Recordar que si no se ha presionado sobre la generación de facturas, ISPCube no realizará la factura, por lo tanto es factible eliminar la información que no se ha procesado hasta ese momento. Tené en cuenta que si bien el registro no estará más visible en el listado, el mismo no será eliminado de la herramienta resumen (punto e), ya que la misma no se actualiza en tiempo real, sino que su información está ligada a la información generada en el punto 1 «Configuración lote».
- e. Ver resumen. Este botón levanta el resumen que se visualiza luego del proceso de generación de lote.
- f. Facturar todo. Este botón enviará todos los registros presentes en el listado (visibles y no visibles en pantalla, debido a la paginación). Desde ISPCube recomendamos utilizar este método, ya que esta nueva versión del facturador realiza la facturación en segundo plano, pudiendo dejar correr el proceso mientras se continua utilizando el sistema, por lo tanto el proceso termina siendo más ordenado y sencillo.
El control del proceso podrás visualizarlo en el paso 3, el cual detallaremos más adelante. - g. Filtro. Esta herramienta nos permite realizar un filtrado de los registros visibles en el listado, combinando y aplicando las distintas variables disponibles.
g1) Mis filtros. En el caso que hayas configurado y guardado parámetros de filtrados, los mismos figurarán en este desplegable, pudiendo generar filtrados rápidos. (En el inciso g12 se detalla como guardar filtros)
Eliminar de mis filtros: Permite eliminar de forma definitiva, el filtro seleccionado del listado de tus filtros guardados.
g2) Tipo. Mostrará en pantalla las facturas pendientes de generar según el tipo de factura (FA, FB, FX, etc.).
g3) Talonario. Permite traer en pantalla la información de las facturas, según el punto de venta con el cual será generada la misma.
g4) Fecha. Permite realizar un filtrado según fecha de emisión.
g5) 1er vencimiento. Muestra las facturas con primer fecha de vencimiento relacionado al dato ingresado. Tenga en cuenta que el sistema permitirá ingresar un rango de fechas en el cual se efectivizará la búsqueda.
g6) 2do vencimiento. Muestra las facturas con segunda fecha de vencimiento relacionado al dato ingresado. Tenga en cuenta que el sistema permitirá ingresar un rango de fechas en el cual se efectivizará la búsqueda.
g7) Ciudad. Nos mostrará en pantalla las facturas pendientes de generar, relacionadas a una ciudad.
g8) Cobrador. Permite filtrar las facturas según el operador de origen.
g9) Empresa. En caso de tener el sistema multiempresa, podrás filtrar según la empresa que emitirá la misma.
g10) Plan. Permite filtrar las facturas según plan.
g11) Nodo. Permite filtrar las facturas según nodo.
g12) Guardar selección en mis filtros. Al seleccionar este check, los datos elegidos para filtrar se guardarán y crearán un filtro personalizado que podrá reutilizar en futuras búsquedas (en el campo g1). Al seleccionar esta opción se habilita un campo (línea azul) donde se debe indicar el nombre del filtro.
Es importante recalcar que el filtro se altera según los permisos que tiene el operador. Para realizar esta documentación, se ha optado por mostrar todas las opciones disponibles de la herramienta filtrar, por ello, es posible que la vista que tengas sufra modificaciones según los permisos de los que dispongas en tu perfil de operador.
- h. Buscar. Permite realizar la búsqueda de facturas dentro del listado. Podés escribir en este input y al presionar enter el motor de búsqueda traerá a pantalla los datos relacionados a dicha palabra.
- i. Check de selección. Cuando el campo está pintado y con una tilde en su interior, indica que dicho elemento se encuentra seleccionado y podrá aplicar acciones sobre el mismo. Puede hacer selecciones simples o masivas, dependiendo de la acción a ejecutar.
Si selecciona el campo «check» superior (al lado de los títulos de columnas) se genera una selección masiva de todos los elementos del listado. - j. Expandir. Con este botón se puede visualizar información/columnas del listado, que no se muestran en pantalla por cuestiones de resolución.
Por ejemplo: Si tenemos visibles 10 columnas con información, y por cuestiones de resolución de pantalla se pueden ver solamente 6, al hacer clic en esta herramienta, tendrá disponible los 4 registros faltantes. Tenga en cuenta que si usted se encuentra visualizando la totalidad de las columnas, esta herramienta se encontrará oculta.
- k. Interna cliente. Al presionar sobre el cliente, se accederá al perfil/interna del mismo, el cual se encuentra cargado dentro del módulo clientes.
- l. Total destacado. Este campo del listado refleja el valor de la factura a generar. Cabe destacar que cuando se visualiza el total en color amarillo, nos estará indicando que este monto se trata de un valor diferente al del mes anterior. Es decir, este color nos está indicando una diferencia en el precio de la factura mensual, ya sea por cambios voluntarios o no.
Por ejemplo: Si un cliente que tiene una conexión de 10 megas al cual se le cobra un arancel de $1200 y cambia de plan a uno de 20 megas por $2000 pesos, al momento de generar la nueva factura, esta tendrá el valor del total resaltado con color amarillo, ya que existirá una diferencia en los valores del mes pasado al actual.
- m. Columnas visibles. Permite definir que datos se visualizarán sobre el listado de facturas pendientes.
- n. Acceso rápido Muestra un listado a modo de acceso rápido a ciertas acciones en el registro específico:
n1) Cerrar. Cierra el desplegable con las opciones.
n2) Ver factura. Ejecuta la acción de previsualizar la factura a generar.
3. Facturación en curso.
Esta es la tercera y última etapa del facturador, supongamos que en el paso anterior se utilizó el botón «Facturar todo», el sistema automáticamente te traerá a este tab donde podrás ver una barra con el progreso de la facturación. Esta nueva versión del facturador, ejecuta este proceso en segundo plano pudiendo así seguir haciendo uso del sistema, al finalizar el proceso recibirás una notificación, A continuación te mostramos un ejemplo de como se visualizará esta instancia:
- a. Facturación en proceso. En esta sección de la pantalla podrás visualizar la barra que indica en que instancia se encuentra la facturación.
- b. Resumen. Acá podrás visualizar un resumen de los totales de facturas enviadas, emitidas, restantes y errores.
- c. Listado de errores. En el caso que el ente fiscal devuelva facturas con errores, las mismas se irán acumulando en un listado en este espacio. De ser así deberás corregir los errores y volver a hacer los pasos 1 y 2 del facturador, es decir generar una nueva configuración de lote y luego enviar a generar las nuevas facturas corregidas. A continuación te mostramos un ejemplo de registros con errores.
Tenés a disposición un botón para previsualizar la factura y otro para exportar el listado de errores, en caso que lo necesites.
Una vez que el proceso de facturación finalice, no importa la parte del sistema en la que te encuentres trabajando, visualizarás en pantalla una notificación que te informará que el proceso terminó de forma exitosa o con errores en listado. Te mostramos ambas notificaciones:
Esta herramienta permite crear cargos extras en la facturación mensual ya sea por mora, reconexión del servicio, descuentos, etc. Es importante que estos extras se generen previo a llevar a cabo el proceso de facturación mensual.
- Crear extra
- Exportar
- Etiquetas
- Generar factura
- Aumentar
- Eliminar
- Filtro
- Buscar
- Check de selección
- Expandir
- Interna cliente
- Columnas visibles
- Acceso rápido
- Registros listado
- Paginación listado
1. Crear extra
Al presionar sobre este botón, el sistema nos mostrará la siguiente pantalla mediante la cual podremos proceder a crear un nuevo extra a imputar sobre el próximo período de facturación mensual.
- a. Nombre empresa/cliente. Este campo tiene la utilidad de seleccionar el cliente propiamente dicho al cual se le generará un extra.
- b. Descripción. Detalle que aparecerá en la factura.
- c. Precio. Monto final del extra.
- d. Moneda. Seleccionar la moneda en la que se cobra.
- e. Impuesto. Aquí se deberá de definir el porcentaje de impuesto que conllevará el extra correspondiente.
- f. Meses. Cantidad de meses en los cuales aplicará el extra creado.
- g. Sin limite de tiempo. Este switch generará que el extra se ejecute mes a mes, indefinidamente, hasta que el operador proceda a detener la aplicación del extra.
- h. Comentario. Campo de texto destinado a contener un comentario sobre el extra a crear.
2. Exportar
ISPCube, permite exportar información en dos formatos: *.xls y *.pdf. Por ello, es importante explicar el funcionamiento de la herramienta que hace posible que se pueda ejecutar dicha acción.
- a. Exportar en formato Excel. Existen tres modos de exportar información:
c) Todo: Exporta en un archivo en formato Excel (xls) toda la información de los clientes, con cada uno de los campos del mismo.
d) Selección: Permite personalizar los registros que se exportaran a un archivo de Excel mediante el check de selección.
e) Filtrado: Exporta los datos completos del cliente que estén relacionados al filtro aplicado sobre los mismos. - b. Exportar en formato PDF: Creará un archivo en formato PDF con los datos de los clientes guardados en base de datos.
En este tipo de exportación, también se pueden usar los tres criterios anteriormente definidos (todo, selección, filtrado).
3. Etiquetas
El uso de etiquetas, es una útil herramienta que nos permite identificar información de manera visual, para que a simple vista se pueda visualizar o agrupar la información.
Las partes que conforman las etiquetas son las siguientes:
- a. Crear etiqueta. Al momento de hacer clic sobre este botón, el sistema permitirá realizar el alta de una nueva etiqueta, la cual se encontrará disponible para ser utilizada.
- b. Ver mis etiquetas. Muestra un listado con cada una de las etiquetas creadas sobre el módulo.
- c. Aplicar etiquetas. Permite asignar una determinada etiqueta (previamente creada) a un elemento seleccionado
A continuación se detalla el funcionamiento de los incisos A y B descriptos anteriormente:
- a1. Nombre. Aquí se deberá escribir el nombre a asignarle a la nueva etiqueta.
Por ejemplo: ‘Cliente FTTH’
- a2. Seleccionar color. Aquí podremos definir un color para la etiqueta. Es importante que las etiquetas tengan un color que las identifique para su rápida visualización.
- b1. Editar: Al accionar este botón verá que el formulario del lado izquierdo se completará con la información de dicha etiqueta, ahí mismo podrá modificar el texto o el color de la misma, al presionar guardar se efectuarán los cambios.
- b2. Eliminar. Permite eliminar una etiqueta creada. Si la misma está aplicada en el listado a algún registro, dejará de tener efecto y desaparecerá del mismo.
4. Generar factura
Este botón nos permitirá definir un comprobante como factura o presupuesto, según corresponda. Mediante esta herramienta se podrá ejecutar la acción seleccionada.
- a. Generar presupuesto. Creará un extra como presupuesto. Esto quiere decir que generará una FX sobre el extra, con lo cual no tributará contra el organismo de impuestos internos del país en el cual se lleva a cabo el proceso de facturación.
- b. Generar factura. Esta selección, otorgará la oportunidad de crear una factura que SI tributará contra el organismo de impuestos internos del país, ya que generará una FA, FB, CA, CB, etc.
5. Aumentar
Esta herramienta se utiliza para modificar el valor del/los extras, se puede usar de forma masiva (es decir, seleccionar varios extras y aplicar el aumento en simultaneo) u de forma individual. Si seleccionamos un extra y luego presionamos sobre la herramienta ‘aumentar’, el sistema nos arrojará las siguientes tres acciones que detallaremos en profundidad a continuación:
- a. Sumar monto. Sumará un valor fijo a un extra ya generado.
Por ejemplo: Si tenemos un extra ya generado por $1000 y presionamos en sumar monto definiendo el valor $100; el extra quedará con un monto de $1100.
- b. Aumentar porcentaje.Al igual que la opción ‘sumar monto’, esta función permite aumentar el valor del extra, pero con la particularidad de sumar un porcentaje a la misma.
Por ejemplo: Si tenemos un extra ya generado por el monto de $100 y se anhela hacer un aumento del 20% sobre el mismo, al colocar el número 20 en el campo correspondiente a generar el aumento por porcentaje, nos modificará el valor del extra por $120.
- c. Nuevo valor. Modificará el valor del extra por el valor nuevo asignado.
Por ejemplo: Si tenemos generado un extra por $500, y utilizamos esta herramienta, colocando en el campo ‘Nuevo valor’ el número 600, se modificará el monto del extra de $500 a $600 como valor final.
6. Eliminar
Permite realizar la eliminación de uno o varios extras de la base de datos. Para ello es necesario seleccionar los mismos y luego presionar el botón eliminar.
Esta acción es considerada como crítica, por lo cual, es importante mencionar que deberá de hacer uso de esta función con suma cautela, puesto que los registros eliminados serán quitados definitivamente y no podrán ser recuperados.
7. Filtro
Esta herramienta nos permite realizar un filtrado de los registros visibles en el listado, combinando y aplicando las distintas variables disponibles.
- a. Mis filtros. En el caso que haya configurado y guardado parámetros de filtrados, los mismos figurarán en este desplegable, pudiendo generar filtrados rápidos. (En el inciso H se detalla como guardar filtros)
Eliminar de mis filtros: Permite eliminar el filtro seleccionado, del listado de tus filtros guardados. - b. Estado. Podrás seleccionar entre extras que aún están en uso, extras que fueron eliminados y extras que finalizaron.
- c. Operador. Podrás seleccionar entre los operadores con permisos para crear extras.
- d. Fecha de alta. Filtra la fecha de alta del extra, entre un rango de fechas determinado.
- e. Etiquetas. Permite filtrar una o más etiquetas del módulo.
- f. Sin límite de tiempo. Filtra la fecha del segundo vencimiento del cliente, entre un rango de fechas determinado.
- g. Moneda. Permite filtrar entre las monedas disponibles.
- h. Guardar selección en mis filtros. Al seleccionar este check, los datos elegidos para filtrar, se guardarán y crearán un filtro personalizado que podrá reutilizar en futuras búsquedas (en el campo A). Al seleccionar esta opción se habilita un campo donde se debe indicar el nombre del filtro.
Recordamos que la herramienta filtro no exige usar cada uno de los elementos que componen la herramienta, sino que mediante combinaciones relacionadas a los criterios de búsqueda del ISP, se podrá elegir diversos elementos para obtener la información necesaria para su labor.
8. Buscar
Este campo permite realizar la búsqueda de un dato en el listado. Escribí la palabra a buscar y presioná enter.
9. Check de selección
Cuando el campo está pintado y con un tilde en su interior, indica que dicho elemento se encuentra seleccionado y podrá aplicar acciones sobre el mismo. Puede hacer selecciones simples o masivas, dependiendo de la acción a ejecutar.
Si selecciona el campo «check» superior (al lado de los títulos de columnas) se genera una selección masiva de todos los elementos del listado.
10. Expandir
Con este botón se puede visualizar información/columnas del listado, que no se muestran en pantalla por cuestiones de resolución.
Por ejemplo: Si tenemos visibles 10 columnas con información, y por cuestiones de resolución de pantalla se pueden ver solamente 6, al hacer clic en esta herramienta, tendrá disponible los 4 registros faltantes. Tenga en cuenta que si usted se encuentra visualizando la totalidad de las columnas, esta herramienta se encontrará oculta.
11. Interna cliente
Acceso directo a la «Interna del cliente». Para ampliar información sobre la interna del cliente, visitá la guía de clientes, punto 14.
12. Columnas visibles
Permite definir que campos se mostrarán en el listado de extras.
- a. Cerrar: Cierra el desplegable con las opciones.
- b. Checkbox: Si el mismo tiene un tilde dentro indica que se verá en el listado, si no desea visualizar dicha columna, tiene que hacer click y se saldrá el tilde dentro del box indicando que no será visible.
13. Acceso rápido
Muestra un listado a modo de acceso rápido a ciertas acciones en el extra específico:
- a. Cerrar: Cierra el desplegable con las opciones.
- b. Editar extra: Permite editar los valores del extra.
14. Registros listados
Permite variar la cantidad de registros que se ven en pantalla.
15. Paginación listado
Permite pasar de página en el listado.
Esta sección solo será visible para quienes tengan el modo «Convertir pago a factura» activo en la configuración general. Si no tenés esta configuración, deberás dirigirte al módulo «configuración > general». Podés ver la guía de configuración acá.
También tenés disponible una video guía de la herramienta en la pestaña «Video guía» de este módulo.
Esta herramienta lo que nos permite es configurar nuestro sistema, de modo tal que la factura electrónica se emita contra el pago del cliente. Es decir que en la facturación masiva se generará un presupuesto (solo a los clientes que tengan configurado tipo «presupuesto» en su configuración), y al ingresar el pago por medios electrónicos o carga de CSV, el sistema automáticamente convertirá la última fx generada al cliente (independientemente de los montos).
El proceso es sencillo ya que no deberás realizar ninguna acción, sino que el sistema ejecutará todo de manera autónoma, pero si quisieras realizar un seguimiento del proceso durante el período vigente, deberás ingresar a la interna «Pago a factura», dónde podrás visualizar una pantalla similar a la que te mostramos a continuación:
Acá podrás ver:
1. El período al que corresponde el proceso de conversión actual. Este esta ligado a la última presentación realizada. Es decir que el mismo se actualizará una vez realices una nueva presentación.
2. Un resumen de los montos:
– totales a facturar (correspondientes a las fx de dicho período)
– ya facturados
– que aún faltan
– y los que presentan error.
Al pasar con el mouse sobre dichos valores, podrás ver la cantidad de facturas correspondientes, es decir: Falta facturar $230.000 y al pasar el cursor verás a cuántas fx corresponde, ej : 54.
3. Un listado de errores correspondientes al proceso de facturación electrónica. Es decir que en caso que el ente regulador correspondiente presente algún error, estos serán listados en esta ventana. Los casos en que esto sucede son muy pocos, pero si es tu caso, podrás ver aquí los errores y corregirlos, luego deberás emitir la factura correspondiente de forma manual.
En caso que se presenten errores serás debidamente notificado a través de la campa de notificaciones que se encuentra en el vertice superior derecho del sistema.
Importante:
- Los clientes que tengan en su configuración tipo «factura», no verán afectada su facturación en el proceso del facturador mensual masivo. Formarán parte de este modo/herramienta del sistema únicamente los clientes que tengan el tipo «presupuesto» en su configuración.
- Tener en cuenta que la implementación de esta modalidad en el proceso de facturación, puede presentar problemas en caso de tener que reprocesar cobranzas, debido a que el proceso de emisión de facturas es irreversible.
Si bien este escenario se da con baja frecuencia, es de suma importancia tenerlo en cuenta y asumir las consecuencias que este conlleva, a la hora de elegir este método.
Ejemplo. Si el medio de pago utilizado tuvo algún error y nos cruzó los pagos, cuando ellos corrigen el error nosotros tenemos que reprocesar esas cobranzas, pero las facturas ya fueron convertidas.
- Esta herramienta únicamente convierte la última factura del cliente, en caso de que esta sea un fx.
Ejemplo:
2 de enero se genera una fx por $3000, no se registra ningún pago y la misma se mantiene cómo fx.
2 de febrero se genera una fx por $3000, ingresa un pago de $6000 y se convierte la fx del 2 de febrero por $3000. - La fx se convierte a factura, independientemente del monto.
Ejemplo: El cliente posee una última factura tipo fx por un total de $3000, ingresa un pago de $2500, la fx se convertirá a factura por un total de $3000.
- La fx no se convertirá en los casos en que el pago se registre de forma manual.
Ventas > facturación mensual
Te dejamos un video donde podrás ver los alcances y consideraciones a tener en cuenta a la hora de utilizar el facturador mensual. Al hacer click en la imagen serás redirigido a nuestra página de youtube.
Ventas > pago a factura
En este video podrás ver cómo configurar el modo pago a factura en tu sistema, las consideraciones a tener en cuenta en la configuración del alta de tus clientes y las aclaraciones importantes respecto a la herramienta.