Módulo Compras
Este módulo tiene la particularidad de poder administrar proveedores, facturas
y todo lo relacionado al proceso de compra realizado por parte del ISP.
Si se dirige a la ruta Compras > Proveedores, accederá a un listado en el cual se encontrarán todos los proveedores que hayas cargado. Si es la primera vez que ingresas a este apartado, o si nunca operaste sobre los proveedores del ISP, dicho módulo carecerá de datos en el listado, tendrás que proceder a cargar los proveedores.
En la imagen que verás a continuación, podrás ver un detalle de las herramientas que componen el apartado ‘Proveedores’.
- Crear proveedor
- Pagar
- Exportar
- Etiquetas
- Eliminar proveedor
- Asiento contable
- Registros
- Filtro
- Buscar
- Check de selección
- Expandir
- Interna proveedor
- Columnas visibles
- Acceso rápido
- Registros listado
- Paginación listado
1. Crear proveedor
Para poder operar sobre los proveedores, será necesario inicialmente crearlos.
Al presionar sobre este botón se mostrará el siguiente formulario, destinado a cargar los datos del mismo.
Datos fiscales
- a. Nombre fiscal. Nombre fiscal del proveedor a cargar en base de datos.
- b. Tipo ID. Aquí se podrá definir el tipo de identificación que se utilizará al cargar el ID del proveedor (CUIT / CUIL / DNI).
- c. Número DNI/CUIT/CUIL. Deberá de ingresar en este campo el CUIT / CUIL / DNI, según se haya definido en el campo ‘Tipo ID’.
En caso de no tener este dato, podrá dejar sin completar con tipo ID «DNI» y se asignará de forma automática el valor definido por Afip para la facturación sin DNI.
- d. Tipo de impuesto. Condición fiscal de la empresa frente al IVA .
Datos personales
- e. Nombre. Nombre de pila.
- f. Ciudad. Ciudad de procedencia del proveedor.
- g. Dirección. Domicilio del proveedor a cargar.
- h. Teléfono. Este campo está destinado a guardar el número telefónico de contacto del proveedor. En caso de disponer información adicional de contacto, se recomienda utilizar los campos ‘información extra 1’ e ‘información extra 2’.
- i. Correo. Input reservado para cargar el correo electrónico del proveedor en cuestión.
En caso de tener más de un correo, colocar punto y coma sin espacio. Ej: info@test.com;adm@test.com
Información extra
- j. Fecha inicio. Fecha de inicio de actividades del proveedor.
- k. Cuenta. En este apartado, se podrá asignar la cuenta con la que se realizan los movimientos de cuenta de dicho proveedor.
- l. Información extra 1. Campo destinado a resguardar información adicional de contacto.
- m. Información extra 2. Campo destinado a resguardar información adicional de contacto.
2. Pagar
Mediante esta herramienta, es posible registrar un pago a proveedor. De manera similar a los pagos de clientes, aquí podemos indicar monto en efectivo como también utilizar cheques propios o de terceros.
Para registrar un pago, debes primero seleccionar un proveedor a través del check de selección.
Datos pago
- a. Ingresar importe a pagar. Aquí deberás ingresar el importe del pago realizado en efectivo o a través de algún medio digital.
Existe la posibilidad de realizar un pago mixto, es decir combinar un importe en efectivo/digital y un cheque. - b. Pagar desde. Aquí deberás seleccionar la entidad de la cual saldrá el dinero.
- c. Pagar con cheque/s. Este campo se completará automáticamente, si cargás un cheque en el listado lateral.
Información extra
- d. Imágenes. Podés utilizar este campo para adjuntar imágenes a un pago (ej. comprobantes de transferencia, fotos de cheques, etc)
- e. Comentario ligado a factura. En caso de tener facturas a nombre de este proveedor, podrás seleccionar y asociar facturas al pago.
- f. Campo para comentario. Este campo está pensado para dejar un comentario que se imprimirá en el comprobante de pago.
Cheques
- g. Agregar cheque. Al activar este botón, se generará una linea en el listado, con campos editables, para la cargar de un cheque.
- h. Eliminar. Con el uso de esta herramienta, podés eliminar un cheque del listado. Seleccioná el mismo y hacé click en el botón eliminar.
- i. Importar cheques. Este botón abre un el listado de cheques cargados previamente en el sistema. Podés seleccionar e importar los cheques que deseas utilizar para el pago.
- j. Check de selección. Se utiliza para seleccionar elementos del listado.
- k. Registros. Cantidad de registros que se muestran en pantalla.
- l. Barra lateral. Utilizá la barra para desplazarte de manera lateral y así visualizar todos los datos del registro.
- m. Paginación. Cantidad de páginas con registros.
TOTAL
- n. Total. En este campo verás un resumen del importe total a pagar. Se suman los valores en efectivo y con cheque, en caso de los pagos mixtos.
3. Exportar
ISPCube, permite exportar información en dos formatos: *.xls y *.pdf. Por ello, es importante explicar el funcionamiento de la herramienta que hace posible que se pueda ejecutar dicha acción.
- a. Exportar en formato Excel. Existen tres modos de exportar información:
c) Todo: Exporta en un archivo en formato Excel (xls) toda la información de los proveedores, con cada uno de los campos del mismo.
d) Selección: Permite personalizar los registros que se exportaran a un archivo de Excel mediante el check de selección.
e) Filtrado: Exporta los datos completos del proveedor que estén relacionados al filtro aplicado sobre los mismos. - b. Exportar en formato PDF: Creará un archivo en formato PDF con los datos de los proveedores guardados en base de datos.
En este tipo de exportación, también se pueden usar los tres criterios anteriormente definidos (todo, selección, filtrado).
4. Etiquetas
El etiquetado es una útil herramienta, que brinda la posibilidad de mostrar en pantalla información marcada con menciones puntuales. Permite a su vez identificar a los proveedores con algún dato de referencia relacionada al mismo.
Por ejemplo: Se puede crear una etiqueta denominada ‘Proveedor módems’ la cual asignaremos a cada proveedor de módems que carguemos al sistema. Esta referencia nos ayudará a agrupar la información más fácilmente.
- a. Crear etiqueta: Esta función, permite crear una nueva etiqueta. Se detallará su funcionamiento más adelante.
- b. Ver mis etiquetas: Se accederá a todas las etiquetas previamente creadas en el módulo correspondiente. En este apartado se podrá editar y eliminar las etiquetas ya creadas. Se detallará su funcionamiento más adelante.
- c. Aplicar etiquetas: Permite asignar una etiqueta ya creada a un registro determinado. Puede ser aplicada de forma masiva a uno o más registros en simultaneo.
A continuación se detalla el funcionamiento de los incisos A y B descriptos anteriormente:
- a1. Nombre. Aquí se deberá escribir el nombre a asignarle a la nueva etiqueta.
Por ejemplo: ‘Cliente FTTH’
- a2. Seleccionar color. Aquí podremos definir un color para la etiqueta. Es importante que las etiquetas tengan un color que las identifique para su rápida visualización.
- b1. Editar. Permite editar la etiqueta. Al accionar este botón verá que el formulario del lado izquierdo se completará con la información de dicha etiqueta, ahí mismo podrá modificar el texto o el color de la misma, al presionar guardar se efectuarán los cambios sobre la misma.
- b2. Eliminar. Permite eliminar una etiqueta creada. Si la misma está aplicada en el listado a algún registro, dejará de tener efecto y desaparecerá del mismo.
5. Eliminar proveedor
Permite realizar la eliminación de uno o varios registros de la base de datos. Para ello es necesario seleccionar los mismos y luego presionar el botón eliminar.
Los datos del proveedor se ocultarán (no se ejecutará una eliminación total del mismo).
De esta forma podrá generar la búsqueda o filtrado en el listado y traer de forma visible a todos sus proveedores eliminados.
Esta acción se encuentra pensada de esta forma, debido a que si el proveedor vuelve a retomar actividad con el ISP en otra oportunidad, se podrán recuperar todos los datos del mismo (incluidas sus deudas o saldos a favor) en caso de que corresponda. Más adelante se detallará el proceso por el cual puede volver a dar de alta un proveedor eliminado.
6. Asiento contable
Al accionar este botón, se levanta el siguiente modal, donde podrá configurar el asiento contable a generar.
- a. Fecha de inicio. Seleccioná la fecha a partir de la cual se realizará el registro.
- b. Fecha fin. Seleccioná la fecha final del registro.
- c. Cuenta. Seleccioná la cuenta de la cual querés generar el asiento contable.
7. Registros
Aquí podremos observar los registros generados, eliminarlos y hasta exportar los mismos.
- a. Eliminar. Permite realizar la eliminación de uno o varios registros de la base de datos. Para ello es necesario seleccionar los mismos y luego presionar el botón eliminar.
- b. Exportar. Permite exportar los registros en formato .pdf y .xls.
- c. Check de selección. Se utiliza para seleccionar los registros a eliminar/exportar.
8. Filtro
Esta herramienta nos permite realizar un filtrado de los registros visibles en el listado, combinando y aplicando las distintas variables disponibles.
- a. Mis filtros: En el caso que haya configurado y guardado parámetros de filtrados, los mismos figurarán en este desplegable, pudiendo generar filtrados rápidos. (En el inciso G se detalla como guardar filtros)
Eliminar de mis filtros: Permite eliminar el filtro seleccionado, del listado de tus filtros guardados.
- b. Condición fiscal. Con este campo, es posible mostrar los datos de los proveedores según la condición fiscal de los mismos.
- c. Deuda. Se pueden traer los proveedores con o sin deuda.
- d. Ciudad. Se traen a pantalla, los proveedores según la ciudad de procedencia.
- e. Cuenta. Muestra los datos relacionados a un proveedor según su cuenta.
- f. Etiquetas. Permite obtener la información desde la base de datos, relacionada a las etiquetas oportunamente cargadas y asignadas a los proveedores.
- g. Guardar selección en mis filtros: Al seleccionar este check, los datos elegidos para filtrar, se guardarán y crearán un filtro personalizado que podrá reutilizar en futuras búsquedas (en el campo A). Al seleccionar esta opción se habilita un campo (linea azul) donde se debe indicar el nombre del filtro.
Es de suma importancia recalcar que el filtro se altera según los permisos que tiene el operador. Para realizar esta documentación, se ha optado por mostrar todas las opciones disponibles de la herramienta filtrar, por ello, le informamos que es posible que la vista que usted tenga sufra modificaciones según los permisos de los que disponga en su operador.
9. Buscar
Este campo permite realizar la búsqueda a través de palabras claves, de un dato en el listado.
10. Check de selección
Cuando el campo está pintado y con un tilde en su interior, indica que dicho elemento se encuentra seleccionado y podrá aplicar acciones sobre el mismo. Puede hacer selecciones simples o masivas, dependiendo de la acción a ejecutar.
Si selecciona el campo «check» superior (al lado de los títulos de columnas) se genera una selección masiva de todos los elementos del listado.
11. Expandir
Con este botón se puede visualizar información/columnas del listado, que no se muestran en pantalla por cuestiones de resolución.
Por ejemplo: Si tenemos visibles 10 columnas con información, y por cuestiones de resolución de pantalla se pueden ver solamente 6, al hacer clic en esta herramienta, tendrá disponible los 4 registros faltantes. Tenga en cuenta que si usted se encuentra visualizando la totalidad de las columnas, esta herramienta se encontrará oculta.
12. Interna proveedor
Aquí podrás acceder a la cuenta corriente de tu proveedor, viendo así todos los registros del mismo.
- a. Exportar. Permite exportar la información del listado en dos formatos: *.xls y *.pdf.
- b. Pagar. Mediante esta herramienta, es posible registrar un pago a un proveedor. De manera similar a los pagos de clientes, aquí podemos indicar monto en efectivo como también utilizar cheques propios o de terceros para registrar el pago. Para más información acerca de los pagos, podés ver el punto 2 de esta guía.
13. Columnas visibles
Permite definir que campos se mostrarán en el listado de proveedores.
- a. Cerrar: Cierra el desplegable con las opciones.
- b. Checkbox: Si el mismo tiene un tilde dentro, indica que se verá en el listado, si no desea visualizar dicha columna, tiene que hacer click y se saldrá el tilde dentro del box, indicando que no será visible.
14. Acceso rápido
Muestra un listado a modo de acceso rápido a ciertas acciones en el proveedore específico:
- a. Cerrar: Cierra el desplegable con las opciones.
- b. Editar: Brinda la posibilidad de editar la información del proveedor.
- c. Cta cte: Al hacer clic sobre este botón podrá acceder a la cuenta corriente que se encuentra en la interna del proveedor (para ver más sobre la interna dirigite al punto 12 de esta guía).
15. Registros listado
Permite variar la cantidad de registros que se ven en pantalla.
16. Paginación listado
Permite pasar de página en el listado.
ISPCube tiene la particularidad de posibilitar la administración de las facturas emitidas por sus proveedores, mediante el uso del sistema. En el transcurso de las siguientes líneas observará en detalle cada una de las funciones disponibles para llevar a cabo la acción anteriormente mencionada.
Si usted está usando por primera vez la herramienta, notará que el módulo mostrará una estética semejante a la siguiente, ya que al momento no ha cargado factura alguna relacionada al proceso de facturación de proveedores.
Esta segunda imagen representa el escenario en el cual usted ya ha hecho uso de la herramienta, y sobre la misma se encuentran resguardadas facturas de sus proveedores. A continuación definiremos las correspondientes funcionalidades de la herramienta.
- Crear factura
- Exportar
- Eliminar
- Importar facturas
- Filtro
- Buscador
- Casilla de selección
- Expandir
- Interna factura
- Columnas visibles
- Acceso rápido
- Registros listado
- Paginación listado
1. Crear factura
Esta opción permite crear nuevas facturas relacionadas a los proveedores. Al momento de accionar este botón se mostrará el formulario de creación de facturas tal como podemos observar a continuación:
Datos básicos
- a. Proveedor. Aquí se definirá el proveedor sobre el cual se emitirá la factura.
- b. Número de factura. Número de factura propiamente dicha de la factura a cargar sobre el proveedor.
- c. Tipo de factura. Aquí se puede indicar el tipo de factura generar sobre el correspondiente proveedor.
- d. Número de talonario. Aquí indicaremos el número de talonario de la factura recibida por parte del proveedor.
- e. Comentarios. Comentarios relacionados a la factura propiamente dicha.
Datos facturación
- f. Fecha de emisión. Fecha de emisión de la correspondiente factura.
- g. Fecha de vencimiento. Campo destinado a definir la fecha de vencimiento de la factura, en caso de que corresponda.
- h. Período comprendido.
- i. Moneda. El sistema nos permitirá elegir entre la moneda peso argentino ($AR) o dólar estadounidense (u$s).
- j. Sucursal de facturación. En este caso, en caso de requerirlo, es posible definir la sucursal desde la cual se ha emitido la factura.
- k. Cuenta. Es posible relacionar una factura con una cuenta determinada. Para ese caso es necesario contemplar el siguiente campo.
Impositivo
- l. B. Imponible 21%.
- m. B. Imponible 10.5%.
- n. B. Imponible 27%.
- o. Percepción IVA. + Percepción IIBB
- p. Percepción Ganancias + Rec. Comercio ind.
- q. No gravado. + TOTAL
- r. Agregar los ítems de las facturas al finalizar el guardado. Este check, nos permitirá, que una vez se haya realizado la carga de la factura, podamos realizar la carga de los ítems de la misma (de esta forma los mismos pueden ser ingresados al inventario del ISP, dependiendo del tipo de ítem que defina). Ver punto 9 de esta guía.
2. Exportar
ISPCube, permite exportar información en dos formatos: *.xls y *.pdf. Por ello, es importante explicar el funcionamiento de la herramienta que hace posible que se pueda ejecutar dicha acción.
- a. Exportar en formato Excel. Existen tres modos de exportar información:
c) Todo: Exporta en un archivo en formato Excel (xls) toda la información de los proveedores, con cada uno de los campos del mismo.
d) Selección: Permite personalizar los registros que se exportaran a un archivo de Excel mediante el check de selección.
e) Filtrado: Exporta los datos completos del proveedor que estén relacionados al filtro aplicado sobre los mismos. - b. Exportar en formato PDF: Creará un archivo en formato PDF con los datos de los proveedores guardados en base de datos.
En este tipo de exportación, también se pueden usar los tres criterios anteriormente definidos (todo, selección, filtrado).
3. Eliminar
Permite realizar la eliminación de uno o varios registros de la base de datos. Para ello es necesario seleccionar los mismos y luego presionar el botón eliminar.
En caso que la factura que estes borrando tenga items asociados al stock, te aparecerá este mensaje. Es importante recalcar que en este módulo se pueden realizar ciertas acciones que tienen impacto en el stock de inventario (ver punto 9).
a) Check no volver a mostrar este mensaje. Mediante este elemento, el sistema guardará dentro de su base de datos la opción de no volver a mostrar este alerta al operador.
4. Importar factura
5. Filtro
Esta herramienta nos permite realizar un filtrado de los registros visibles en el listado, combinando y aplicando las distintas variables disponibles.
6. Buscador
Permite realizar la búsqueda de facturas dentro del listado. Podés escribir en este input y al presionar enter el motor de búsqueda traerá a pantalla los datos relacionados a dicha palabra.
7. Casilla de selección
Cuando el campo está pintado y con una tilde en su interior, indica que dicho elemento se encuentra seleccionado y podrá aplicar acciones sobre el mismo. Puede hacer selecciones simples o masivas, dependiendo de la acción a ejecutar.
Si selecciona la casilla superior (al lado de los títulos de columnas) se genera una selección masiva de todos los elementos visibles del listado.
8. Expandir
Con este botón se puede visualizar información/columnas del listado, que no se muestran en pantalla por cuestiones de resolución.
Por ejemplo: Si tenemos visibles 10 columnas con información, y por cuestiones de resolución de pantalla se pueden ver solamente 6, al hacer clic en esta herramienta, tendrá disponible los 4 registros faltantes. Tenga en cuenta que si usted se encuentra visualizando la totalidad de las columnas, esta herramienta se encontrará oculta.
9. Interna factura
En la interna de la factura podrás ver todos los items que la componen y/o agregarlos.
Si al crear una factura de proveedor seleccionás el checkbox del inciso r, podrás observar que al finalizar el guardado de la misma, se abrirá esta interna.
A continuación te mostramos las opciones de carga, según tus preferencias de impacto en el inventario/stock del sistema.
- 1. Simples.
La carga de items simples no tiene impacto en el módulo inventario.
a) Agregar.
A través del uso de este botón, se abrirá un modal para la carga de los items simples de tu factura.
a1) Descripción. Nombre o descripción del item en factura.
a2) Cantidad. Cantidad del mismo.
a3) Precio. Valor del item
a4) Impuesto. Dropdown para seleccionar tipo de impuesto
a5) Subtotal. Valor sin impuestos
a6) Total. Valor total con impuestos incluidos.
b) Eliminar. Podrás eliminar un item cargado.
c) Editar. Abrirá el modal con los datos cargados, pudiendo así editar los mismos.A continuación te dejamos una imagen a modo ilustrativo, de cómo se vería una carga de items simples en el listado.
- 2. Productos.
La carga de los mismos tiene impacto en el módulo inventario, en el listado de productos. Es decir que los items que cargues en esta pestaña, se sumarán a tu stock.
a) Agregar.
Debido a que esta acción tiene impacto en el stock, podrás visualizar dos opciones para la carga de los mismos.
a1) Utilizá esta opción si el item que vas a cargar, aún no está registrado en el sistema. A través del uso de este formulario no solo cargarás el item en tu factura, sino que también se creará el producto en tu listado de productos, en el módulo inventario.
El cta «Guardar y seguir cargando productos» podes usarlo para que no se cierre el modal, en caso que tengas que cargar otros productos a tu factura.
Si deseas ampliar la información sobre la carga de productos, visitá la guia de inventario.a2) Utilizá esta opción si el item que vas a cargar se encuentra entre tus productos registrados en el sistema.
A diferencia de la herramienta desarrollada anteriormente (a1) aquí tendrás que seleccionar en la primera casilla, un producto de tu listado. Al seleccionarlo verás que varios de los campos se completarán de forma automática, con la información asociada al producto en cuestión. Completá los campos requeridos en esta instancia y luego procede a guardar.
El cta «Guardar y seguir cargando productos» podes usarlo para que no se cierre el modal, en caso que tengas que cargar otros productos a tu factura.
b) Eliminar. Podrás eliminar un item cargado. Tené en cuenta que esta acción no tendrá impacto en el stock del inventario, es decir, que los items que elimines solo se borraran de la factura del proveedor, pero no se restarán de tu stock.. Para trabajar sobre el mismo, deberás dirigirte al módulo inventario.
A continuación te dejamos una imagen a modo ilustrativo, de cómo se vería una carga de productos en el listado.
- 3. Equipos.
La carga de los mismos tiene impacto en el módulo inventario, en el listado de equipos. Es decir que los items que cargues en esta pestaña, se sumarán a tu stock.
a) Agregar.
A través del uso de este botón, se abrirá un modal para la carga del/los equipos de tu factura. A diferencia de los productos, tendrás una única opción de formulario de carga. Tené en cuenta que si la mac ya está en el sistema, se completarán de forma automática los campos asociados a la misma.
El cta «Guardar y seguir cargando equipos» podes usarlo para que no se cierre el modal, en caso que tengas que cargar otros equipos a tu factura.
Si deseas ampliar la información sobre la carga de equipos, visitá la guia de inventario.
b) Eliminar. Podrás eliminar un item cargado. Tené en cuenta que esta acción no tendrá impacto en el stock del inventario, es decir, que los items que elimines solo se borraran de la factura del proveedor, pero no se restarán de tu stock.. Para trabajar sobre el mismo, deberás dirigirte al módulo inventario.
A continuación te dejamos una imagen a modo ilustrativo, de cómo se vería una carga de equipos en el listado.
- 4. Editar.
Este botón te permite editar los datos propios de la factura, el mismo abrirá el tab del formulario de carga de la factura, permitiendote realizar cambios sobre la misma.
10. Columnas visibles
Permite definir que campos se mostrarán en el listado de planes.
- a. Cerrar: Cierra el desplegable con las opciones.
- b. Checkbox: Si el mismo tiene un tilde dentro, indica que se verá en el listado, si no desea visualizar dicha columna, tiene que hacer click y se saldrá el tilde dentro del box, indicando que no será visible.
11. Acceso rápido
Muestra un listado a modo de acceso rápido a ciertas acciones en la factura específica:
- a. Cerrar: Cierra el desplegable con las opciones.
- b. Items: Acceso a la interna de la factura, donde podrás ver los items que la componen o cargarlos.
- c. Editar: Brinda la posibilidad de editar el elemento del listado.
12. Registros listado
Permite variar la cantidad de registros que se ven en pantalla.
13. Paginación listado
Permite pasar de página en el listado.