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ISPCube te permite gestionar las facturas de tus proveedores de manera sencilla. A continuación, verás en detalle las funciones disponibles para hacerlo.

Si te encuentras utilizando por primera vez la herramienta, notarás que el módulo mostrará una estética semejante a la siguiente, ya que al momento no hay cargada ninguna factura relacionada al proceso de facturación de proveedores.

Esta segunda imagen representa el escenario en el cual ya utilizaste la herramienta, y sobre la misma se encuentran resguardadas facturas de tus proveedores:

1. Crear factura
2. Exportar
3. Eliminar
4. Importar facturas
5. Filtro
6. Buscador
7. Casilla de selección
8. Expandir
9. Interna factura
10. Columnas visibles
11. Acceso rápido
12. Registros listado
13. Paginación listado
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1. Crear factura

Esta opción permite registrar facturas relacionadas a los proveedores. Al momento de accionar este botón, se mostrará el siguiente formulario:

Datos básicos

• a. Proveedor. Aquí deberás seleccionar el proveedor que emitió la factura a registrar.
• b. Talonario. Aquí deberás indicar el número de talonario de la factura recibida por parte del proveedor.
• c. Número. Indica en este campo el número de factura a cargar.
• d. Tipo. Aquí deberás indicar el tipo de factura emitida.
• e. Comentarios. Podrás añadir comentarios relacionados a la factura propiamente dicha. Este campo es de carácter opcional.
• f. Empresa. En caso de utilizar el sistema en modo multiempresa, en este campo deberás seleccionar a cual de las empresas configuradas le fue emitida la factura.
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Datos facturación

• g. Fecha de emisión. En este campo deberás ingresar la fecha de emisión de la factura.
• h. Fecha de vencimiento. En este campo deberás ingresar la fecha de vencimiento de la factura.
• i. Mes. Mediante este desplegable, deberás seleccionar el mes correspondiente a la factura.
• j. Moneda. Selecciona en este campo el tipo de moneda que posee la factura emitida. Dólar.
• k. Número de autorización. Este campo es de carácter opcional.
• l. Sucursal de facturación. En este campo podrás definir la sucursal desde la cual se ha emitido la factura. Este campo es de carácter opcional.
• m. Cuenta. En este campo podrás relacionar una factura con una cuenta de las creadas en Finanzas > Cuentas. Este campo es de carácter opcional.
• n. Adjuntar factura. Aquí podremos adjuntar un archivo de nuestra factura.
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Impositivo

• o. B. Imponible 15% / IVA 15 %. Este campo es de carácter opcional.
• p. Otros. Este campo es de carácter opcional.
• q. TOTAL. Valor total de la factura con impuestos incluidos.
• r. Agregar los ítems de las facturas al finalizar el guardado. Este check, nos permitirá, que una vez se haya realizado la carga de la factura, podamos realizar la carga de los ítems de la misma (de esta forma los mismos pueden ser ingresados al almacén del ISP, dependiendo del tipo de ítem que defina). Ver punto 9 de esta guía.

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2. Exportar

ISPCube, permite exportar la información visible en el listado en dos formatos: *.xls y *.pdf.

• a. Exportar en formato Excel. Existen tres modos de exportar información:

a1) Todo: exporta en un archivo en formato Excel (xls) toda la información de las facturas proveedores, con cada uno de los campos de las mismas.
a2) Selección: permite personalizar los registros que se exportarán a un archivo de Excel mediante el check de selección.
a3) Filtrado: exporta los datos completos de los registros que estén relacionados al filtro aplicado.

• b. Exportar en formato PDF. Creará un archivo en formato PDF con los datos de las facturas guardadas en base de datos. En este tipo de exportación, también podrás usar los tres criterios anteriormente definidos (todo, selección, filtrado).
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3. Eliminar

4. Importar factura

Desde este panel podrás importar de forma masiva las facturas de tus proveedores al sistema, mediante un archivo Excel.
Primero, deberás descargar una plantilla generada por ISPCube (la cual se obtiene desde el punto «d») y, una vez completada con los datos correspondientes, podrás importarla al sistema a través del punto «a».

A continuación detallamos el proceso:

• a. Importar facturas. A través de esta herramienta, podrás cargar en el sistema el archivo de facturas en formato .xls. Recuerda que para generar este archivo, puedes descargar una plantilla base a través del punto «d».
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a1) Importar desde.
a2) Adjuntar archivo. Permite cargar el archivo .xls.

Una vez procesado el archivo, se mostrará en pantalla un listado con todas las facturas cargadas. Si alguna presenta un error, vas a poder visualizarlo aquí para luego corregirlo:

• b. Importar selección. Este botón se habilita una vez cargado el archivo y permite completar el proceso de importación de facturas.
  

  Para usarlo, primero selecciona en el listado las facturas que quieres importar al sistema mediante el check de selección y luego, haz click en este botón. 

Una vez importadas, vas a poder visualizar un resumen del proceso y descargarlo:

Las facturas importadas de manera exitosa estarán disponibles en el listado Compras > Facturas de proveedores.

• c. Eliminar factura de proveedor. Permite eliminar facturas del listado, seleccionadas previamente mediante el check de selección.
• d. Plantilla importador. Esta herramienta te permite descargar una plantilla base, para importar las facturas de tus proveedores al sistema.

Al descargarla, obtendrás un archivo en formato .XLS con varias columnas que deberás completar para importar las facturas. Además, el archivo incluye tres pestañas con los IDs de registros ya cargados en el sistema (proveedores, empresas y cuentas), que deberás utilizar al momento de completar la información.

A continuación, te mostramos cómo cargar cada dato en la plantilla:

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Nota: Obtención del ID de registros. Como mencionamos anteriormente, al importar facturas en ISPCube, algunos campos de la plantilla requieren un ID para vincular correctamente la información con los registros ya cargados en el sistema. Estos campos son «ID proveedor», «ID empresa» y «Cuenta ID».

Para obtener estos IDs, la plantilla descargada cuenta con tres pestañas: una con el listado de proveedores, otra con el de empresas y otra con el de cuentas.

Desde allí, simplemente copia el ID que necesites para completar la plantilla:

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Una vez explicado cómo obtener los IDs, te detallamos a qué información corresponde cada columna de la plantilla:

Nota. La siguiente enumeración de columnas corresponde a su posición en el archivo Excel (por ejemplo: columna A, fila 1 → inciso a1).

a1) Id Proveedor. Corresponde al ID del proveedor al que pertenece la factura que deseas cargar. Para conocer el ID de cada proveedor, ingresa a la pestaña «Proveedores» del archivo Excel y copia el valor correspondiente. 
b1) Número. Número de la factura a cargar.
c1) Tipo. Aquí se debe indicar el tipo de factura emitida. FA, FX.
d1) Talonario. Aquí indicaremos el número de talonario de la factura recibida por parte del proveedor.
e1) Id empresa. Corresponde a la empresa asociada a la factura que deseas cargar. Para conocer el ID de cada empresa, ingresa a la pestaña «Empresas» del archivo Excel y copia el valor correspondiente. 
f1) Fecha. Fecha de emisión de la factura.
g1) Primer Vencimiento. Fecha del primer vencimiento de la factura.
h18) Moneda. Permite definir el tipo de moneda que posee la factura ($=1 o U$S=2).
i1) Comentario. Aquí podrás añadir comentarios relacionados a la factura. Este campo es de carácter opcional.
j1) Suc. de facturación. Permite definir la sucursal desde la cual se ha emitido la factura. Este campo es de carácter opcional.
k1) Mes. Número del mes correspondiente a la emisión de la factura.
l1) Cuenta ID. Corresponde a la cuenta asociada a la factura que deseas cargar. Estas cuentas son las que previamente configuraste en Finanzas > Cuentas. Para conocer el ID de cada cuenta, ingresa a la pestaña «Cuentas» del archivo Excel y copia el valor correspondiente. Este campo es de carácter opcional.

Nota. Los campos a continuación corresponden a impuestos, percepciones y otros importes relacionados.

m1) B. Imponible 15%. Este campo es de carácter opcional.
n1) IVA 15%. Este campo es de carácter opcional.
o1) B. Imponible 10%. Este campo es de carácter opcional.
p1) IVA 10%. Este campo es de carácter opcional.
q1) B. Imponible 27%. Este campo es de carácter opcional.
r1) IVA 27%. Este campo es de carácter opcional.
s1) Perc. IVA. Este campo es de carácter opcional.
t1) Perc. IIBB. Este campo es de carácter opcional.
u1) Perc. Ganan. Este campo es de carácter opcional.
v1) Rec Com Ind. Este campo es de carácter opcional.
w1) No gravado. Este campo es de carácter opcional.
x1) Otros. Este campo es de carácter opcional.
y1) Total. Monto total de la factura.
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5. Filtro

Esta herramienta nos permite realizar un filtrado de los registros visibles en el listado, combinando y aplicando las distintas variables disponibles.

• a. Mis filtros. En caso que hayas configurado y guardado parámetros de filtrados, los mismos figurarán en este desplegable, pudiendo generar filtrados rápidos. En el inciso «f» se detalla como guardar filtros.
• b. Tipo. Mediante este desplegable podrás filtrar según el tipo de factura.
• c. Proveedor. Mediante este desplegable podrás filtrar según proveedor.
• d. Fecha. Permite filtrar facturas según fecha de emisión. Podrás indicar un rango de fechas específico.
• e. Fecha alta. Permite seleccionar un rango de fechas, y filtrar aquellas facturas cargadas en ese período.
• f. Fecha eliminación. Permite seleccionar un rango de fechas, y filtrar aquellas facturas eliminadas en ese período.
• g. Guardar selección en mis filtros. Al seleccionar este check, los datos elegidos para filtrar, se guardarán y crearán un filtro personalizado que podrás reutilizar en futuras búsquedas (en el campo «a»). Al seleccionar esta opción se habilitará un campo donde deberás indicar el nombre del filtro.
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6. Buscador

Permite realizar la búsqueda de facturas dentro del listado. 
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7. Casilla de selección

Esta herramienta genera una selección masiva de todos los elementos del listado, permitiéndote aplicar acciones sobre los mismos. Si deseas hacer una selección individual, tendrás que hacer click sobre la casilla correspondiente a la línea deseada.
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8. Expandir

Con este botón podrás visualizar información/columnas del listado, que no se muestran en pantalla por cuestiones de resolución.

Por ejemplo. Si tenemos visibles 10 columnas con información, y por cuestiones de resolución de pantalla se pueden ver solamente 6, al hacer click en esta herramienta, tendrás disponible los 4 registros faltantes. Ten en cuenta que si te encuentras visualizando la totalidad de las columnas, esta herramienta se encontrará oculta.

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9. Interna factura

En la interna de la factura podrás ver todos los ítems que la componen y/o agregarlos.

Si al crear una factura de proveedor seleccionas el checkbox del inciso «1.r», podrás observar que al finalizar el guardado de la misma, se abrirá esta interna. A continuación te mostramos las opciones de carga, según tus preferencias de impacto en el inventario/stock del sistema:

• a. Simples. La carga de ítems simples no tiene impacto en el módulo almacén.
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a1) Agregar. A través del uso de este botón, se abrirá un modal para la carga de los ítems simples de tu factura.

a1/ a) Descripción. Nombre o descripción del ítem en factura.
 a1/ b) Cantidad. Cantidad del mismo.
 a1/ c) Precio. Valor del ítem.
 a1/ d) Impuesto. Dropdown para seleccionar tipo de impuesto.
 a1/ e) Subtotal. Valor sin impuestos.
 a1/ f) Total. Valor total con impuestos incluidos.

a2) Eliminar. Permite eliminar un ítem cargado.
a3) Editar. Abrirá el modal con los datos cargados, pudiendo así editar los mismos.

A continuación te dejamos una imagen a modo ilustrativo de cómo se vería una carga de ítems simples en el listado.

• b. Productos. La carga de los mismos tiene impacto en el módulo Almacén, en el listado de productos. Es decir que los ítems que cargues en esta pestaña, se sumarán a tu stock:
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b1) Agregar. Debido a que esta acción tiene impacto en el stock, podrás visualizar dos opciones para la carga de los mismos.

b1/ a) Crear y registrar nuevo producto: utiliza esta opción si el ítem que vas a cargar, aún no está registrado en el sistema. A través del uso de este formulario no solo cargarás el ítem en tu factura, sino que también se creará el producto en tu listado de productos, en el módulo almacén.

Puedes usar «Guardar y seguir cargando productos»  para que no se cierre el modal, en caso que tengas que cargar otros productos a tu factura. 

Si deseas ampliar la información sobre la carga de productos, visita la guía de Almacén.

b1/ b) Seleccionar de mis productos: utiliza esta opción si el ítem que vas a cargar se encuentra entre tus productos registrados en el sistema. A diferencia de la herramienta desarrollada anteriormente (b1/ a) aquí tendrás que seleccionar en la primera casilla un producto de tu listado. Al seleccionarlo verás que varios de los campos se completarán de forma automática con la información asociada al producto en cuestión. Completa los campos requeridos en esta instancia y luego procede a guardar. 

Puedes usar el cta «Guardar y seguir cargando productos» para que no se cierre el modal, en caso que tengas que cargar otros productos a tu factura. 

b2) Eliminar. Permite eliminar un ítem cargado. Ten en cuenta que esta acción no tendrá impacto en el stock del almacén, es decir que los ítems que elimines solo se borrarán de la factura del proveedor, pero no se restarán de tu stock. Para trabajar sobre el mismo, deberás dirigirte al módulo almacén.

A continuación te dejamos una imagen a modo ilustrativo, de cómo se vería una carga de productos en el listado.

• c. Equipos. La carga de los mismos tiene impacto en el módulo Almacén en el listado de equipos. Es decir que los ítems que cargues en esta pestaña, se sumarán a tu stock.
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c1) Agregar. A través del uso de este botón, se abrirá un modal para la carga del/los equipos de tu factura. A diferencia de los productos, tendrás una única opción de formulario de carga. Ten en cuenta que si la mac ya está en el sistema, se completarán de forma automática los campos asociados a la misma.

Puedes usar «Guardar y seguir cargando equipos»  para que no se cierre el modal en caso que tengas que cargar otros equipos a tu factura.  

Si deseas ampliar la información sobre la carga de equipos, visita la guía de Almacén. 

c2) Eliminar. Permite eliminar un ítem cargado. Ten en cuenta que esta acción no tendrá impacto en el stock de almacén, es decir que los ítems que elimines solo se borrarán de la factura del proveedor, pero no se restarán de tu stock. Para trabajar sobre el mismo, deberás dirigirte al módulo almacén.

A continuación te dejamos una imagen a modo ilustrativo, de cómo se vería una carga de equipos en el listado.

• d Editar. Este botón te permite editar los datos propios de la factura, el mismo abrirá el tab del formulario de carga de la factura, permitiéndote realizar cambios sobre la misma.
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10. Columnas visibles

Permite definir que campos se mostrarán en el listado de facturas proveedores.

• a. Cerrar. Cierra el desplegable con las opciones.
• b. Checkbox. Permite seleccionar que columnas se visualizarán en el listado.
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11. Acceso rápido

Muestra un listado a modo de acceso rápido a ciertas acciones en la factura específica:

• a. Cerrar. Cierra el desplegable con las opciones.
• b. Ítems. Acceso a la interna de la factura, donde podrás ver los ítems que la componen o cargarlos.
• c. Editar. Podrás editar el elemento del listado.
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12. Registros listado

Permite variar la cantidad de registros que se ven en pantalla.
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13. Paginación listado

Permite pasar de página en el listado.
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