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Si te diriges a la ruta Compras > Proveedores, accederás a un listado en el cual se encontrarán todos los proveedores que hayas cargado en el sistema. Si es la primera vez que ingresas a este apartado, o si nunca operaste sobre los proveedores del ISP, dicho módulo carecerá de datos en el listado, por lo que tendrás que proceder a cargar los proveedores.
En la imagen que verás a continuación, podrás ver un detalle de las herramientas que componen el apartado ‘Proveedores’.
- Crear proveedor
- Pagar
- Exportar
- Etiquetas
- Eliminar proveedor
- Asiento contable
- Registros
- Filtro
- Buscar
- Check de selección
- Expandir
- Interna proveedor
- Columnas visibles
- Acceso rápido
- Registros listado
- Paginación listado
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1. Crear proveedor
Para poder operar sobre los proveedores, será necesario inicialmente crearlos. Al presionar sobre este botón se mostrará el siguiente formulario, destinado a cargar los datos del mismo.
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Datos fiscales
En esta columna deberás completar los datos fiscales del proveedor.
- a. Nombre fiscal. Indica el nombre fiscal del proveedor a cargar en base de datos.
- b. Tipo ID. Aquí se podrá definir el tipo de identificación que se utilizará al cargar el ID del proveedor (RUT/Pasaporte).
- c. Número doc. Deberás ingresar en este campo el RUT/pasaporte según se haya definido en el campo ‘Tipo ID’.
- d. Tipo de impuesto. Condición fiscal de la empresa frente al IVA.
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Datos personales
En esta columna tendrás la posibilidad de cargar los datos personales del proveedor. Estos campos son de carácter opcional.
- e. Nombre. Podrás añadir un nombre de pila para identificar al proveedor.
- f. Ciudad. Permite añadir la ciudad de procedencia del proveedor.
- g. Dirección. Permite añadir el domicilio del proveedor a cargar.
- h. Teléfono. Este campo está destinado a guardar el número telefónico de contacto del proveedor. En caso de disponer información adicional de contacto, se recomienda utilizar los campos ‘información extra 1’ e ‘información extra 2’.
- i. Correo. Input reservado para cargar el correo electrónico del proveedor en cuestión. En caso de tener más de un correo, colocar punto y coma sin espacio. Ej: info@test.com;adm@test.com
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.Información extra
Finalmente, aquí podrás añadir información extra sobre el proveedor a cargar.
- j. Fecha inicio. Fecha de inicio de actividades del proveedor.
- k. Cuenta. En este apartado, se podrá asignar la cuenta con la que se realizan los movimientos de cuenta de dicho proveedor.
- l. Información extra 1. Campo destinado a resguardar información adicional de contacto.
- m. Información extra 2. Campo destinado a resguardar información adicional de contacto.
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2. Pagar
Mediante esta herramienta es posible registrar un pago a proveedor. De manera similar a los pagos de clientes, aquí podemos indicar monto en efectivo como también utilizar cheques propios o de terceros.
Para registrar un pago, debes primero seleccionar un proveedor a través del check de selección.
Datos pago
- a. Ingresar importe a pagar. Aquí deberás ingresar el importe del pago realizado en efectivo o a través de algún medio digital. Existe la posibilidad de realizar un pago mixto, es decir combinar un importe en efectivo/digital y un cheque.
- b. Fecha. Aquí deberás indicar la fecha de pago.
- c. Pagar desde. Aquí deberás seleccionar la entidad de la cual saldrá el dinero.
- d. Pagar con cheque/s. Este campo se completará automáticamente si cargas un cheque en el listado lateral.
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Información extra
- e. Imágenes. Podrás utilizar este campo para adjuntar imágenes a un pago (ej. comprobantes de transferencia, fotos de cheques, etc).
- f. Comentario ligado a factura. En caso de tener facturas a nombre de este proveedor, podrás seleccionar y asociar facturas al pago.
- g. Campo para comentario. Este campo está pensado para dejar un comentario que se imprimirá en el comprobante de pago.
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Cheques
- h. Agregar cheque. Al activar este botón, se generará una linea en el listado con campos editables para la carga de un cheque.
- i. Eliminar. Con el uso de esta herramienta podrás eliminar un cheque del listado. Selecciona el mismo y clickea el botón eliminar.
- j. Importar cheques. Este botón abre un el listado de cheques cargados previamente en el sistema. Podrás seleccionar e importar los cheques que deseas utilizar para el pago.
- k. Check de selección. Se utiliza para seleccionar elementos del listado.
- l. Registros. Cantidad de registros que se muestran en pantalla.
- m. Barra lateral. Utiliza la barra para desplazarte de manera lateral y así visualizar todos los datos del registro.
- n. Paginación. Cantidad de páginas con registros.
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Total
- o. Total. En este campo verás un resumen del importe total a pagar. Se suman los valores en efectivo y con cheque, en caso de los pagos mixtos.
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3. Exportar
ISPCube, permite exportar la información visible en el listado en dos formatos: *.xls y *.pdf.
- a. Exportar en formato Excel. Existen tres modos de exportar información:
a1) Todo: exporta en un archivo en formato Excel (xls) toda la información de los proveedores, con todos sus campos.
a2) Selección: permite personalizar los registros que se exportarán a un archivo de Excel mediante el check de selección.
a3) Filtrado: exporta los datos completos de los regitros que estén relacionados al filtro aplicado.
- b. Exportar en formato PDF. Creará un archivo en formato PDF con los datos de los proveedores guardados en base de datos. En este tipo de exportación, también se pueden usar los tres criterios anteriormente definidos (todo, selección, filtrado).
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4. Etiquetas
El uso de etiquetas, es una útil herramienta que nos permite identificar información de manera visual, para que a simple vista se pueda visualizar o agrupar la información.
Por ejemplo: se puede crear una etiqueta denominada ‘Proveedor módems’ la cual asignaremos a cada proveedor de módems que carguemos al sistema. Esta referencia nos ayudará a agrupar la información más fácilmente.
Las partes que conforman las etiquetas son las siguientes:
- a. Crear etiqueta. Permite crear una nueva etiqueta. Se detallará su funcionamiento más adelante.
- b. Ver mis etiquetas. Muestra un listado con cada una de las etiquetas creadas sobre este módulo. Se detallará su funcionamiento más adelante.
- c. Aplicar etiquetas. Permite asignar una etiqueta a un elemento del listado previamente seleccionado. Esta herramienta se puede aplicar de forma masiva o individual.
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A continuación detallaremos el funcionamiento de los incisos «a» y «b» descriptos anteriormente:
a1) Nombre. Indica aquí el nombre de la nueva etiqueta.
a2) Seleccionar color. Define un color para la etiqueta. Esto permitirá su rápida visualización.
b1) Editar. Permite modificar el nombre y color de la etiqueta de los campos «a1» y «a2″.
b2) Eliminar. Permite eliminar una etiqueta creada. Si la misma está aplicada en el listado a algún registro, dejará de tener efecto y desaparecerá del mismo.
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5. Eliminar proveedor
Esta herramienta permitirá eliminar los registros seleccionados del listado. Los datos del proveedor se ocultarán (no se ejecutará una eliminación total del mismo). De esta forma podrás generar la búsqueda o filtrado en el listado y traer de forma visible a todos tus proveedores eliminados.
Esta acción se encuentra pensada de esta forma, debido a que si el proveedor vuelve a retomar actividad con el ISP en otra oportunidad, se podrán recuperar todos los datos del mismo (incluidas sus deudas o saldos a favor) en caso de que corresponda. Más adelante se detallará el proceso por el cual puede volver a dar de alta un proveedor eliminado.
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6. Asiento contable
Al accionar este botón, se levanta el siguiente modal, donde podrás configurar el asiento contable a generar.
- a. Fecha de inicio. Selecciona la fecha a partir de la cual se realizará el registro.
- b. Fecha fin. Selecciona la fecha final del registro.
- c. Cuenta. Selecciona la cuenta de la cual quieres generar el asiento contable. Estas cuentas son creadas desde Finanzas > Cuentas.
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7. Registros
Aquí podremos observar los registros generados, eliminarlos y hasta exportar los mismos:
- a. Eliminar. Esta herramienta permitirá eliminar los registros seleccionados del listado.
- b. Exportar. Permite exportar los registros en formato .pdf y .xls.
- c. Check de selección. Se utiliza para seleccionar los registros a eliminar/exportar.
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8. Filtro
Esta herramienta nos permite realizar un filtrado de los registros visibles en el listado, combinando y aplicando las distintas variables disponibles.
- a. Mis filtros. En caso que hayas configurado y guardado parámetros de filtrados, los mismos figurarán en este desplegable, pudiendo generar filtrados rápidos. En el inciso «G» se detalla como guardar filtros.
Eliminar de mis filtros: permite eliminar el filtro seleccionado, del listado de tus filtros guardados.
- b. Condición fiscal. Con este campo, es posible mostrar los datos de los proveedores según la condición fiscal de los mismos.
- c. Deuda. Se pueden traer los proveedores con o sin deuda.
- d. Ciudad. Se traen a pantalla los proveedores según la ciudad de procedencia.
- e. Cuenta. Muestra los datos relacionados a un proveedor según su cuenta.
- f. Etiquetas. Permite obtener la información desde la base de datos, relacionada a las etiquetas oportunamente cargadas y asignadas a los proveedores.
- g. Guardar selección en mis filtros: Al seleccionar este check, los datos elegidos para filtrar, se guardarán y crearán un filtro personalizado que podrás reutilizar en futuras búsquedas (en el campo «A»). Al seleccionar esta opción se habilitará un campo donde deberás indicar el nombre del filtro.
Es de suma importancia recalcar que el filtro se altera según los permisos que tiene el operador. Para realizar esta documentación, se ha optado por mostrar todas las opciones disponibles de la herramienta filtrar.
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9. Buscar
Esta herramienta permite realizar una búsqueda dentro del listado.
10. Check de selección
Esta herramienta genera una selección masiva de todos los elementos del listado, permitiéndote aplicar acciones sobre los mismos. Si deseas hacer una selección individual, tendrás que hacer click sobre la casilla correspondiente a la línea deseada.
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11. Expandir
Con este botón podrás visualizar información/columnas del listado, que no se muestran en pantalla por cuestiones de resolución.
Por ejemplo. Si tenemos visibles 10 columnas con información, y por cuestiones de resolución de pantalla se pueden ver solamente 6, al hacer click en esta herramienta, tendrás disponible los 4 registros faltantes. Ten en cuenta que si te encuentras visualizando la totalidad de las columnas, esta herramienta se encontrará oculta.
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12. Interna proveedor
Aquí podrás acceder a la cuenta corriente de tu proveedor, viendo así todos los registros del mismo.
- a. Exportar. Permite exportar la información del listado en dos formatos: *.xls y *.pdf.
- b. Pagar. Mediante esta herramienta, es posible registrar un pago a un proveedor. De manera similar a los pagos de clientes, aquí podemos indicar monto en efectivo como también utilizar cheques propios o de terceros para registrar el pago. Para más información acerca de los pagos, dirígete al punto 2 de esta guía.
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13. Columnas visibles
Desde aquí podrás definir que campos se mostrarán en el listado de proveedores.
- a. Cerrar. Cierra el desplegable con las opciones.
- b. Checkbox. Permite seleccionar que columnas se visualizarán en el listado.
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14. Acceso rápido
Muestra un listado a modo de acceso rápido a ciertas acciones en el proveedor específico:
- a. Cerrar. Cierra el desplegable con las opciones.
- b. Editar. Permite editar la información del proveedor.
- c. Cta cte. Podrás acceder a la cuenta corriente que se encuentra en la interna del proveedor (para más información sobre la interna, dirígete al punto 12 de esta guía).
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15. Registros listado
Permite variar la cantidad de registros que se ven en pantalla.
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16. Paginación listado
Permite pasar de página en el listado.
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ISPCube tiene la particularidad de posibilitar la administración de las facturas emitidas por tus proveedores mediante el uso del sistema. En el transcurso de las siguientes líneas observarás en detalle cada una de las funciones disponibles para llevar a cabo la acción anteriormente mencionada.
Si te encuentras utilizando por primera vez la herramienta, notarás que el módulo mostrará una estética semejante a la siguiente, ya que al momento no se ha cargado factura alguna relacionada al proceso de facturación de proveedores:
Esta segunda imagen representa el escenario en el cual ya se hizo uso de la herramienta, y sobre la misma se encuentran resguardadas facturas de tus proveedores. A continuación definiremos las correspondientes funcionalidades de la herramienta.
- Crear factura
- Exportar
- Eliminar
- Importar facturas
- Filtro
- Buscador
- Casilla de selección
- Expandir
- Interna factura
- Columnas visibles
- Acceso rápido
- Registros listado
- Paginación listado
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1. Crear factura
Esta opción permite crear nuevas facturas relacionadas a los proveedores:
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Datos básicos
- a. Proveedor. Aquí se definirá el proveedor sobre el cual se emitirá la factura.
- b. Número de factura. Número de la factura a cargar sobre el proveedor.
- c. Tipo de factura. Aquí se debe indicar el tipo de factura generar sobre el correspondiente proveedor.
- d. Número de talonario. Aquí indicaremos el número de talonario de la factura recibida por parte del proveedor.
- e. Comentarios. Podrá añadir comentarios relacionados a la factura propiamente dicha.
- f. Empresa. Selecciona a que empresa le fue emitida la factura.
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Datos facturación
- g. Fecha de emisión. Fecha de emisión de la correspondiente factura.
- h. Primer vencimiento. Campo destinado a definir la fecha de vencimiento de la factura, en caso de que corresponda.
- i. Mes. Mediante este desplegable, seleccionaremos el mes correspondiente a la factura.
- j. Moneda. El sistema nos permitirá elegir entre dólar/peso/UF.
- k. Sucursal de facturación. En este campo podrás definir la sucursal desde la cual se ha emitido la factura. Este campo es de carácter opcional.
- l. Cuenta. En este campo podrás relacionar una factura con una cuenta de las creadas en Finanzas > Cuentas. Este campo es de carácter opcional.
- m. Adjuntar factura. Aquí podremos adjuntar el archivo de nuestra factura.
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.Impositivo
- n. B. Imponible 19%. Este campo es de carácter opcional.
- o. Otros. Este campo es de carácter opcional.
- p. Total. Valor total de la factura con impuestos incluidos.
- q. No gravado + TOTAL.
- r. Agregar los ítems de las facturas al finalizar el guardado. Este check nos permitirá, una vez se haya realizado la carga de la factura, que podamos realizar la carga de los ítems de la misma (de esta forma los mismos pueden ser ingresados al almacén del ISP, dependiendo del tipo de ítem que definas). Ver punto 9 de esta guía.
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2. Exportar
ISPCube, permite exportar la información visible en el listado en dos formatos: *.xls y *.pdf.
- a. Exportar en formato Excel. Existen tres modos de exportar información:
a1) Todo: exporta en un archivo en formato Excel (xls) toda la información de las facturas proveedores, con cada uno de los campos de las mismas.
a2) Selección: permite personalizar los registros que se exportarán a un archivo de Excel mediante el check de selección.
a3) Filtrado: exporta los datos completos de los registros que estén relacionadas al filtro aplicado.
- b. Exportar en formato PDF. Creará un archivo en formato PDF con los datos de las facturas guardadas en base de datos.
En este tipo de exportación, también podrás usar los tres criterios anteriormente definidos (todo, selección, filtrado).
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3. Eliminar
Esta herramienta permitirá eliminar los registros seleccionados del listado. En caso que la factura que quieras borrar tenga ítems asociados al stock, te aparecerá este mensaje:
Es importante recalcar que en este módulo se pueden realizar ciertas acciones que tienen impacto en el stock de almacén (ver punto 9).
- a. Check no volver a mostrar este mensaje. Mediante este elemento, el sistema guardará dentro de su base de datos la opción de no volver a mostrar este alerta al operador.
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4. Importar factura
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5. Filtro
Esta herramienta nos permite realizar un filtrado de los registros visibles en el listado, combinando y aplicando las distintas variables disponibles.
- a. Mis filtros. En caso que hayas configurado y guardado parámetros de filtrados, los mismos figurarán en este desplegable, pudiendo generar filtrados rápidos. En el inciso «F» se detalla como guardar filtros.
- b. Tipo. Mediante este desplegable podremos filtrar según el tipo de factura.
- c. Proveedor. Mediante este desplegable podremos filtrar según proveedor.
- d. Fecha alta. Podremos seleccionar un rango de fechas y filtrar según la fecha de creación de la factura.
- e. Fecha eliminación. Podremos seleccionar un rango de fechas y filtrar según facturas eliminadas.
- f. Guardar selección en mis filtros. Al seleccionar este check, los datos elegidos para filtrar, se guardarán y crearán un filtro personalizado que podrás reutilizar en futuras búsquedas (en el campo «A»). Al seleccionar esta opción se habilitará un campo donde deberás indicar el nombre del filtro.
- g. Aplicar/Cancelar. Permite aplicar/cancelar el filtrado.
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6. Buscar
Permite realizar una búsqueda dentro del listado de facturas.
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7. Casilla de selección
Esta herramienta genera una selección masiva de todos los elementos del listado, permitiéndote aplicar acciones sobre los mismos. Si deseas hacer una selección individual, tendrás que hacer click sobre la casilla correspondiente a la línea deseada.
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8. Expandir
Con este botón podrás visualizar información/columnas del listado, que no se muestran en pantalla por cuestiones de resolución.
Por ejemplo. Si tenemos visibles 10 columnas con información, y por cuestiones de resolución de pantalla se pueden ver solamente 6, al hacer click en esta herramienta, tendrás disponible los 4 registros faltantes. Ten en cuenta que si te encuentras visualizando la totalidad de las columnas, esta herramienta se encontrará oculta.
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9. Interna factura
En la interna de la factura podrás ver todos los ítems que la componen y/o agregarlos.
Si al crear una factura de proveedor seleccionas el checkbox del inciso «1.r», podrás observar que al finalizar el guardado de la misma se abrirá esta interna.
A continuación te mostramos las opciones de carga según tus preferencias de impacto en el almacén/stock del sistema:
- a. Simples. La carga de ítems simples no tiene impacto en el módulo almacén.
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a1) Agregar. A través del uso de este botón, se abrirá un modal para la carga de los ítems simples de tu factura.
a1/ a) Descripción. Nombre o descripción del ítem en factura.
a1/ b) Cantidad. Cantidad del mismo.
a1/ c) Precio. Valor del ítem.
a1/ d) Impuesto. Dropdown para seleccionar tipo de impuesto.
a1/ e) Subtotal. Valor sin impuestos.
a1/ f) Total. Valor total con impuestos incluidos.a2) Eliminar. Permite eliminar un ítem cargado.
a3) Editar. Abrirá el modal con los datos cargados, pudiendo así editar los mismos.
A continuación te dejamos una imagen a modo ilustrativo, de cómo se vería una carga de ítems simples en el listado:
- b. Productos. La carga de los mismos tiene impacto en el módulo almacén en el listado de productos. Es decir que los ítems que cargues en esta pestaña, se sumarán a tu stock:
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b1) Agregar. Debido a que esta acción tiene impacto en el stock, podrás visualizar dos opciones para la carga de los mismos.
b1/ a) Crear y registrar nuevo producto: utiliza esta opción si el ítem que vas a cargar, aún no está registrado en el sistema. A través del uso de este formulario no solo cargarás el ítem en tu factura, sino que también se creará el producto en tu listado de productos, en el módulo almacén.
Puedes usar el cta «Guardar y seguir cargando productos» para que no se cierre el modal en caso que tengas que cargar otros productos a tu factura.
b1/ b) Seleccionar de mis productos: utiliza esta opción si el ítem que vas a cargar se encuentra entre tus productos registrados en el sistema. A diferencia de la herramienta desarrollada anteriormente (b1/ a) aquí tendrás que seleccionar en la primera casilla, un producto de tu listado. Al seleccionarlo verás que varios de los campos se completarán de forma automática, con la información asociada al producto en cuestión. Completa los campos requeridos en esta instancia y luego procede a guardar.
Puedes usar el cta «Guardar y seguir cargando productos» para que no se cierre el modal en caso que tengas que cargar otros productos a tu factura.
Si deseas ampliar la información sobre la carga de productos visita la guía de Almacén.
b2) Eliminar. Permite eliminar un ítem cargado. Ten en cuenta que esta acción no tendrá impacto en el stock del inventario, es decir, que los ítems que elimines solo se borrarán de la factura del proveedor, pero no se restarán de tu stock. Para trabajar sobre el mismo, deberás dirigirte al módulo almacén.
A continuación te dejamos una imagen a modo ilustrativo, de cómo se vería una carga de productos en el listado:
- c. Equipos. La carga de los mismos tiene impacto en el módulo almacén, en el listado de equipos. Es decir que los ítems que cargues en esta pestaña, se sumarán a tu stock.
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c1) Agregar. A través del uso de este botón, se abrirá un modal para la carga del/los equipos de tu factura. A diferencia de los productos, tendrás una única opción de formulario de carga. Ten en cuenta que si la mac ya está en el sistema, se completarán de forma automática los campos asociados a la misma.
Puedes usar el cta «Guardar y seguir cargando equipos» para que no se cierre el modal en caso que tengas que cargar otros equipos a tu factura.
Si deseas ampliar la información sobre la carga de equipos, visita la guía de Almacén.
c2) Eliminar. Permite eliminar un ítem cargado. Ten en cuenta que esta acción no tendrá impacto en el stock del inventario, es decir, que los ítems que elimines solo se borrarán de la factura del proveedor, pero no se restarán de tu stock. Para trabajar sobre el mismo, deberás dirigirte al módulo almacén.
A continuación te dejamos una imagen a modo ilustrativo, de cómo se vería una carga de equipos en el listado:
- d. Editar. Este botón te permite editar los datos propios de la factura. El mismo abrirá el tab del formulario de carga de la factura, permitiéndote realizar cambios sobre la misma.
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10. Columnas visibles
Desde aquí podrás definir que campos se mostrarán en el listado de facturas proveedores.
- a. Cerrar. Cierra el desplegable con las opciones.
- b. Checkbox. Permite seleccionar que columnas se visualizarán en el listado.
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11. Acceso rápido
Muestra un listado a modo de acceso rápido a ciertas acciones en la factura específica:
- a. Cerrar. Cierra el desplegable con las opciones.
- b. Ítems. Acceso a la interna de la factura, donde podrás ver los ítems que la componen o cargarlos.
- c. Editar. Permite editar el elemento del listado.
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12. Registros listado
Permite variar la cantidad de registros que se ven en pantalla.
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13. Paginación listado
Permite pasar de página en el listado.
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