Compras Colombia – Guia ISPCube 2022

Módulo Compras

Este módulo tiene la particularidad de poder administrar proveedores, facturas y todo lo relacionado al proceso de compra realizado por parte del ISP.

Proveedores

Facturas proveedores

Proveedores

Si te diriges a la ruta Compras > Proveedores, accederás a un listado en el cual se encontrarán todos los proveedores que hayas cargado en el sistema. Si es la primera vez que ingresas a este apartado, o si nunca operaste sobre los proveedores del ISP, dicho módulo carecerá de datos en el listado, por lo que tendrás que proceder a cargar los proveedores.

En la imagen que verás a continuación, podrás ver un detalle de las herramientas que componen el apartado «Proveedores».

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1. Crear proveedor

Para poder operar sobre los proveedores, será necesario inicialmente crearlos. Al presionar sobre este botón se mostrará el siguiente formulario:

Datos fiscales

En esta columna deberás completar los datos fiscales del proveedor.

a. Nombre fiscal. Indica el nombre fiscal del proveedor a cargar en base de datos.
b. Tipo ID. Aquí se podrá definir el tipo de identificación que se utilizará al cargar el ID del proveedor. RUT / Cédula / Pasaporte / PPT / Cédula de extranjería.
c. Nit. Ingresa en este campo el número de identificación tributaria correspondiente.
d. Tipo de impuesto. Condición fiscal del proveedor frente al IVA. Podrás seleccionar entre ‘Persona jurídica / Persona natural’.
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Datos personales

En esta columna tendrás la posibilidad de cargar los datos personales del proveedor. Estos campos son de carácter opcional.

e. Nombre. Nombre de pila para identificar al proveedor.
f. Municipalidad. Indica aquí la municipalidad a la que pertenece el proveedor.
g. Dirección. Domicilio del proveedor a cargar.
h. Teléfono. Este campo está destinado a guardar el número telefónico de contacto del proveedor. En caso de disponer información adicional de contacto, se recomienda utilizar los campos ‘información extra 1’ e ‘información extra 2’.
i. Correo. Input reservado para cargar el correo electrónico del proveedor en cuestión. En caso de tener más de un correo, colocar punto y coma sin espacio. Ej: info@test.com;adm@test.com
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Información extra

Finalmente, aquí podrás añadir información extra sobre el proveedor a cargar.

j. Fecha inicio. Fecha de inicio de actividades del proveedor.
k. Cuenta. En este apartado, se podrá asignar la cuenta con la que se realizan los movimientos de cuenta de dicho proveedor. Las cuentas visibles en este desplegable, son las creadas dentro del apartado Finanzas > Cuentas. Este campo es de carácter opcional.
l. Información extra 1. Campo destinado a resguardar información adicional de contacto. Este campo es de carácter opcional.
m. Información extra 2. Campo destinado a resguardar información adicional de contacto. Este campo es de carácter opcional.
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2. Pagar

Mediante esta herramienta, es posible registrar un pago a proveedor. De manera similar a los pagos de clientes, aquí podremos indicar un monto en efectivo, como también utilizar cheques propios o de terceros.

Para registrar un pago, primero tendrás que seleccionar un proveedor a través del check de selección.

a. Ingresar importe a pagar. Aquí deberás ingresar el importe del pago realizado, ya sea en efectivo o a través de algún medio digital. Existe la posibilidad de realizar un pago mixto, es decir, combinar un importe en efectivo/digital y un cheque.
b. Fecha. Aquí deberás indicar la fecha de pago.
c. Pagar desde. En este campo deberás seleccionar la entidad desde la cual se realizará el pago.
d. Pagar con cheque/s. Este campo se completará automáticamente si cargas un cheque en el listado lateral. Puedes cargar cheques a través del punto «f».
e. Total. En este campo visualizarás el importe total a pagar. En caso de pagos mixtos, se sumarán los valores en efectivo y con cheque.
f. Cheques y extras. Al desplegar esta pestaña, accederás a las opciones de gestión de cheques, donde podrás cargar, modificar y eliminar elementos. Únicamente seleccionando la entidad «Caja» en el punto «c», podrás operar con cheques.

A continuación te mostramos las herramientas que componen esta pestaña:

f1) Agregar cheque. Añade un elemento con campos en blanco, para que el operador pueda realizar la carga de un nuevo cheque.
f2) Eliminar cheque. Elimina el cheque seleccionado (mediante el checkbox dispuesto para tal fin).
f3) Importar cheques. Permite importar un cheque previamente cargado en el módulo Finanzas > Cheques.
f4) Número. Completa este campo con el número de cheque.
f5) Banco. En este campo podrás seleccionar el banco emisor del cheque entre tus entidades bancarias previamente configuradas.
f6) Fecha depósito. Fecha en la cual se realizó el depósito del cheque.
f7) Fecha emisión. Fecha en la cual se realizó la emisión del cheque.
f8) Comentario. Aquí podrás agregar un breve comentario.
f9) Importe. Importe del cheque recibido.
f10) Estado. Aquí podrás detallar el estado del cheque (disponible, entregado o rechazado).
f11) Acción. Permite ejecutar diversas acciones sobre los registros. Editar, guardar, eliminar.
f12) Imágenes. Puedes utilizar este campo para adjuntar imágenes a un pago. Ej. comprobantes de transferencia, fotos de cheques, etc.
f13) Comentario ligado a factura. En caso de tener facturas a nombre de este proveedor, podrás seleccionar y asociar facturas al pago.
f14) Campo para comentario. Este campo está pensado para dejar un comentario que se imprimirá en el comprobante de pago.

Una vez completos todos los campos, utiliza el botón «Pagar» para registrar el pago, o «Cancelar» para anular el registro.
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3. Exportar

ISPCube, permite exportar la información visible en el listado en dos formatos: *.xls y *.pdf.

a. Exportar en formato Excel. Existen tres modos de exportar información:

a1) Todo: exporta en un archivo en formato Excel (xls) toda la información de los proveedores, con cada uno de los campos del mismo.
a2) Selección: permite personalizar los registros que se exportaran a un archivo de Excel mediante el check de selección.
a3) Filtrado: exporta los datos completos de los registros que estén relacionados al filtro aplicado.

b. Exportar en formato PDF. Creará un archivo en formato PDF con los datos de los proveedores guardados en base de datos. En este tipo de exportación, también se pueden usar los tres criterios anteriormente definidos (todo, selección, filtrado).
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4. Etiquetas

El etiquetado es una útil herramienta que brinda la posibilidad de mostrar en pantalla información marcada con menciones puntuales. Permite a su vez identificar a los proveedores con algún dato de referencia relacionada al mismo.

Por ejemplo: se puede crear una etiqueta denominada ‘Proveedor módems’ la cual asignaremos a cada proveedor de módems que carguemos al sistema. Esta referencia nos ayudará a agrupar la información más fácilmente.

Las partes que conforman las etiquetas son las siguientes:

a. Crear etiqueta. Podrás crear una nueva etiqueta mediante esta utilidad. Se detallará su funcionamiento más adelante.
b. Ver mis etiquetas. Muestra un listado con cada una de las etiquetas creadas sobre el módulo. Se detallará su funcionamiento más adelante.
c. Aplicar etiquetas. Permite asignar una determinada etiqueta a un elemento previamente seleccionado. Esta herramienta se puede ejecutar de forma simple o masiva.
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A continuación se detalla el funcionamiento de los incisos «a» y «b» descriptos anteriormente:

a1) Nombre. Indica aquí el nombre de la nueva etiqueta.
a2) Seleccionar color. Define un color para la etiqueta. Esto permitirá su rápida visualización.
b1) Editar. Permite modificar el nombre y color de la etiqueta de los campos «a1» y «a2″.
b2) Eliminar. Permite eliminar la etiqueta. Si la misma está aplicada en el listado a algún registro, dejará de tener efecto y desaparecerá del mismo.
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5. Eliminar proveedor

Esta herramienta permitirá eliminar los registros seleccionados del listado. Los datos del proveedor se ocultarán (no se ejecutará una eliminación total del mismo). De esta forma podrás generar la búsqueda o filtrado en el listado y traer de forma visible a todos tus proveedores eliminados.

Esta acción se encuentra pensada de esta forma, debido a que si el proveedor vuelve a retomar actividad con el ISP en otra oportunidad, se podrán recuperar todos los datos del mismo (incluidas sus deudas o saldos a favor) en caso de que corresponda. Más adelante se detallará el proceso por el cual puede volver a dar de alta un proveedor eliminado.
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6. Asiento contable

Al accionar este botón, se levanta el siguiente modal, donde podrás configurar el asiento contable a generar.

a. Fecha de inicio. Selecciona la fecha a partir de la cual se realizará el registro.
b. Fecha fin. Selecciona la fecha final del registro.
c. Cuenta. Selecciona la cuenta de la cual quieras generar el asiento contable. Estas cuentas son creadas desde Finanzas > Cuentas.
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7. Registros

Aquí podremos observar los registros generados, eliminarlos y hasta exportar los mismos.

a. Eliminar. Esta herramienta permite eliminar los registros seleccionados del listado.
b. Exportar. Esta herramienta permite exportar los registros en formato .pdf y .xls.
c. Check de selección. Se utiliza para seleccionar los registros a eliminar/exportar.
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8. Filtro

Esta herramienta nos permite realizar un filtrado de los registros visibles en el listado, combinando y aplicando las distintas variables disponibles.

a. Mis filtros. En caso que hayas configurado y guardado parámetros de filtrados, los mismos figurarán en este desplegable, pudiendo generar filtrados rápidos. En el inciso «g» se detalla como guardar filtros.
Eliminar de mis filtros. Permite eliminar el filtro seleccionado, del listado de tus filtros guardados.

b. Condición fiscal. Con este campo, es posible mostrar los datos de los proveedores según la condición fiscal de los mismos. Podrás seleccionar entre ‘Persona jurídica / Persona natural’.
c. Deuda. Permite filtrar proveedores con o sin deuda.
d. Municipalidad. Permite filtrar proveedores según municipalidad.
e. Cuenta. Muestra los datos relacionados a un proveedor según su cuenta.
f. Etiquetas. Permite obtener la información desde la base de datos, relacionada a las etiquetas oportunamente cargadas y asignadas a los proveedores.
g. Guardar selección en mis filtro. Al seleccionar este check, los datos elegidos para filtrar, se guardarán y crearán un filtro personalizado que podrá reutilizar en futuras búsquedas (en el campo «a»). Al seleccionar esta opción se habilita un campo donde se debe indicar el nombre del filtro.

Es de suma importancia recalcar que el filtro se altera según los permisos que tiene el operador. Para realizar esta documentación, se ha optado por mostrar todas las opciones disponibles de la herramienta filtrar.

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9. Buscar

Este campo permite realizar una búsqueda a través de palabras claves en el listado.
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10. Check de selección

Esta herramienta genera una selección masiva de todos los elementos del listado, permitiéndote aplicar acciones sobre los mismos. Si deseas hacer una selección individual, tendrás que hacer click sobre la casilla correspondiente a la línea deseada.
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11. Expandir

Con este botón podrás visualizar información/columnas del listado, que no se muestran en pantalla por cuestiones de resolución.

Por ejemplo. Si tenemos visibles 10 columnas con información, y por cuestiones de resolución de pantalla se pueden ver solamente 6, al hacer click en esta herramienta, tendrás disponible los 4 registros faltantes. Ten en cuenta que si te encuentras visualizando la totalidad de las columnas, esta herramienta se encontrará oculta.

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12. Interna proveedor

Aquí podrás acceder a la cuenta corriente de tu proveedor, viendo así todos los registros del mismo.

a. Exportar. Permite exportar la información del listado en dos formatos: *.xls y *.pdf.
b. Pagar. Mediante esta herramienta, es posible registrar un pago a un proveedor. De manera similar a los pagos de clientes, aquí podemos indicar monto en efectivo como también utilizar cheques propios o de terceros para registrar el pago. Para más información acerca de los pagos, puedes ver el punto 2 de esta guía.
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13. Columnas visibles

Permite definir que campos se mostrarán en el listado de proveedores.

a. Cerrar. Cierra el desplegable con las opciones.
b. Checkbox. Permite seleccionar que columnas se visualizarán en el listado.
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14. Acceso rápido

Muestra un listado a modo de acceso rápido a ciertas acciones en el proveedor específico:

a. Cerrar. Cierra el desplegable con las opciones.
b. Editar. Brinda la posibilidad de editar la información del proveedor.
c. Cta cte. Podrás acceder a la cuenta corriente que se encuentra en la interna del proveedor. Para más información sobre la interna, dirígete al punto 12 de esta guía.
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